Các bạn đang sở hữu kho hàng và chưa biết làm thế nào để quản lý một cách khoa học? Vậy thì hãy cùng tìm hiểu hướng dẫn tạo lập và các mẫu bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày phổ biến nhất năm 2022 được Warehouse tổng hợp trong bài viết này.
Contents
Các số liệu trong bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hóa hàng ngày phải có
Bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày là một giải pháp thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc quản lý tình trạng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa. Nhờ có việc theo dõi thường xuyên và công cụ hỗ trợ – phần mềm Excel, việc nắm bắt số lượng các sản phẩm, những mặt hàng tồn đọng trở nên đơn giản hơn. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh và vận hành cho thuê kho hàng, hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.
Việc tạo lập bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày rất cần thiết cho doanh nghiệp
Để tạo lập và sử dụng, các bạn phải nắm được những số liệu bắt buộc phải có trong bảng như:
- Sổ kho gồm: Số thứ tự, tên sản phẩm, tồn đầu ngày, xuất nhập trong ngày, tồn cuối ngày.
- Báo cáo xuất nhập tồn: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ, dư đầu kỳ, đơn vị tính
- Sổ kho để in gồm có: Ngày, chứng từ, diễn giải, số lượng, xuất nhập tồn, giá tiền
- Sổ chi tiết về hàng hóa: Tài khoản đối ứng, xuất nhập, tồn kho, đơn giá, chứng từ, diễn giải.
- Kiểm kê đầu kỳ: kiểm kê số lượng hàng hóa của ngày hôm trước.
- Số lượng hàng hóa nhập kho trong kỳ (tính theo ngày).
- Sổ lượng hàng hóa xuất kho trong kỳ (tính theo ngày).
- Tồn kho cuối ngày: Lượng hàng tồn kho cuối ngày = (lượng hàng tồn đầu kỳ + lượng hàng nhập kho trong ngày) – (lượng hàng hóa đã xuất kho)
File Excel quản lý kho cần có đầy đủ các yếu tố trên để việc theo dõi được chính xác và rõ ràng.
Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Hướng dẫn tạo bảng theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa hàng ngày bằng Excel
Để tạo bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày, bạn cần nắm rõ 2 vấn đề sau:
Tạo file Excel và nhập dữ liệu
Các bước để tạo file Excel và nhập dữ liệu:
- Bước 1: Mở phần mềm Excel. Ấn tạo file mới. Lưu ý đặt tên file kèm theo ngày tháng kiểm kê để tránh nhầm lẫn
- Bước 2: Tạo 5 sheet mới trong phần mềm Excel. Đặt tên các sheet lần lượt là Home, Import (nhập), Export( xuất), Catalog (danh mục), Report (báo cáo).
- Bước 3: Nhập thông tin có sẵn vào các cột trong các sheet.
- Bước 4: Tính toán số liệu cần thiết bằng việc sử dụng các hàm, công thức.
- Bước 5: Sau khi hoàn thành việc tính toán số liệu, nếu cần báo cáo có thể trích xuất bảng để làm báo cáo.
Xem thêm: Layout kho hàng: định nghĩa, phân loại và cách vẽ
Sử dụng các hàm tính toán
Trong quá trình vận hành kho, có rất nhiều loại hàng hóa, nhiều mã sản phẩm. Để hỗ trợ việc kiểm kê hàng hóa được nhanh chóng, chúng ta nên sử dụng các hàm, công thức tính toán trong Excel để ra được số liệu và tránh được sự sai sót, nhầm lẫn không đáng có.
Một số hàm, công thức tính toán thường được dùng trong bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày là:
- Hàm SUMIF: Là hàm tính tổng có điều kiện (dùng để tính tổng số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho)
- Hàm VLOOKUP, HLOOKUP: 2 hàm này dùng để tìm kiếm, thống kê dữ liệu.
- Hàm IFERROR: Hàm để tìm và xử lý các lỗi trong công thức.
- Hàm SUM: dùng để tính tổng từ 2 ô trở lên.
- Hàm AVERAGE: Tính số lượng trung bình.
- Hàm COUNT: dùng để đếm số lượng hàng hóa.
- Hàm COUNTIF: đếm số lượng có kèm theo điều kiện.
- Ngoài ra, còn có rất nhiều hàm tính toán khác. Các bạn hoàn toàn có thể kết hợp nhiều công thức, hàm để đưa ra kết quả chính xác, nhanh chóng nhất.
Trong thời gian đầu, khi sử dụng Excel, bạn có thể gặp những khó khăn nhất định. Nhưng chỉ cần cẩn thận, tỉ mỉ và thường xuyên luyện tập sử dụng thì bạn sẽ thành thạo hơn.
Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho hàng và mẫu sơ đồ kho hàng tối ưu
3 mẫu bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hóa hằng ngày phổ biến nhất hiện nay
Hiện nay có rất nhiều mẫu bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày, nhưng 3 mẫu dưới đây là phổ biến và được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhất:
Bảng theo dõi kho căn bản dành cho người mới
Khi mới dùng bạn nên sử dụng những mẫu bảng đơn giản
Vì mới sử dụng Excel nên có thể bạn sẽ chưa quen với nhiều tính năng có trong phần mềm này. Nhưng nếu chịu khó bỏ thời gian ra nghiên cứu kỹ càng và nắm được những công thức, những nút lệnh cơ bản thì bạn sẽ nhanh chóng sử dụng thành thạo bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày.
>> Tải mẫu bảng theo dõi kho căn bản dành cho người mới
Bảng theo dõi kho cho cửa hàng
Ví dụ về bảng theo dõi kho cho cửa hàng
Cửa hàng khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho hàng nên chú ý nhập chính xác các thông số, dữ liệu về mã sản phẩm để quá trình tính toán cho ra được kết quả đúng của bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày.
>> Tải mẫu bảng theo dõi kho cho cửa hàng
Bảng theo dõi kho cho nhà máy
Ví dụ về bảng theo dõi kho cho nhà máy
>> Tải mẫu bảng theo dõi kho cho nhà máy
Một số lưu ý về bảng theo dõi xuất nhập tồn bằng Excel
Việc sử dụng Excel để tạo bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày đem lại cả những ưu điểm và nhược điểm.
Ưu điểm của bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày
- Nếu nắm được các hàm, công thức cơ bản, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel một cách đơn giản
- File mẫu Excel dễ tìm kiếm để bạn có thể tham khảo. Bạn có thể tải mẫu về và chỉnh sửa theo nhu cầu của bản thân.
- Nếu máy tính đã được cài Microsoft Office, bạn hoàn toàn có thể sử dụng Excel miễn phí. Excel được coi là giải pháp hữu ích và tiết kiệm chi phí.
Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Các cách quản lý kho hàng hiệu quả
Nhược điểm bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày
Excel là một phần mềm hỗ trợ quản lý hàng kho rất hữu ích nhưng việc sử dụng Excel cũng có thể gây ra khó khăn cho người dùng. Dưới đây là một số khó khăn mọi người hay gặp phải:
- Bạn vẫn cần nhập liệu thủ công, dễ dẫn đến nhầm lẫn, mất thời gian.
- Phần mềm Excel không có chức năng cụ thể hiển thị lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân nên dữ liệu dễ dàng điều chỉnh nhưng lại khó khôi phục.
- Khi phải lưu trữ quá nhiều thông tin trong cùng một file có thể dễ dàng gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu.
- Để tính toán chính xác, phải nhớ và biết kết hợp nhiều công thức phức tạp.
- Vì nhiều sheet thông tin nên trong quá trình tổng hợp làm báo cáo, kế toán có thể gặp những khó khăn như: cần nhiều thời gian, tổng hợp sai, tính thiếu,…
Tuy vậy, chúng ta vẫn phải thừa nhận Excel vẫn là một phần mềm tính toán vô cùng tuyệt vời để hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm cũng như quản lý kho hàng.
Để sử dụng Excel sao cho đạt hiệu quả cao, các bạn cần chú ý các điều sau:
- Thiết kế, tạo lập file Excel quản lý tình trạng hàng hóa sản phẩm trong kho sao cho phù hợp với doanh nghiệp của cá nhân.
- Trong khi nhập liệu, cần phải tỉ mỉ, cẩn thận điền thông tin chính xác
- Trang bị kiến thức cơ bản về Excel để thuận lợi xử lý dữ liệu và sửa lỗi sai.
- Khi sử dụng Excel để làm bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày, các bạn nên cài đặt, trang bị bổ sung những tính năng bảo mật để giảm thiểu tình trạng virus gây hại xâm nhập. Từ đó dễ dẫn đến mất toàn bộ dữ liệu
- Muốn số liệu được chính xác nhất, bạn cần nắm chắc được các hàm, công thức tính toán.
Trên đây là một số thông tin về bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày mà Warehouse muốn chia sẻ đến các bạn.
Liên hệ ngay cho Warehouse để được tư vấn: Mọi người hãy tham khảo các dịch vụ/sản phẩm liên quan đến kho hàng và liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé!
