Cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel là một trong những phương pháp được nhiều người áp dụng trong việc quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Vậy quản lý excel có an toàn và hiệu quả? Phương pháp quản lý này có nhược điểm gì không? Cùng Warehouse tìm hiểu về cách quản lý kho bằng excel qua nội dung bài viết dưới đây.
Contents
Tại sao cần quản lý kho bằng file excel?
Excel là một trong những công cụ đa năng có tác dụng rất lớn giúp các chủ shop, chủ cửa hàng hay doanh nghiệp có thể thống kê và báo cáo dữ liệu. Đặc biệt, quản lý hàng tồn kho bằng excel còn mang đến những lợi ích như sau.
Thống kê dữ liệu chi tiết
Ưu điểm lớn nhất của việc quản lý hàng tồn kho bằng excel đó chính là giúp người dùng thống kê các dữ liệu liên quan đến hoạt động kho hàng vô cùng chi tiết, bao gồm các thông tin như thời điểm nhập kho – xuất kho, số lượng hàng tồn kho, thông số sản phẩm, kích thước, khối lượng…
Chỉ với một vài tính năng cơ bản, Excel đã cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống các bảng tính với đa dạng các hàm số giúp quá trình nhập liệu và theo dõi trở nên đơn giản và dễ dàng. Bạn cũng nên sử dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn.
Excel cho phép người dùng có thể thống kê dữ liệu một cách đơn giản, chi tiết
Báo cáo, thống kê
Để quản lý hàng tồn kho bằng excel dễ dàng và hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng các định dạng bảng biểu, sơ đồ có trong phần mềm này. Tùy thuộc vào từng mục đích thống kê mà người sử dụng có thể sử dụng các loại biểu đồ cụ thể để thu được báo cáo chi tiết và chính xác nhất.
Không mất chi phí sử dụng
Không giống một số phần mềm quản lý kho trả phí khác, cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel còn giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bởi phần mềm này hoàn toàn miễn phí. Doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ một khoản chi phí quản lý nào khi sử dụng phần mềm excel để thống kê, báo cáo, quản lý kho hàng.
Những lưu ý khi quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel
Để sử dụng và quản lý hàng tồn kho bằng excel diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng dưới đây.
Xem thêm: 7 ứng dụng quản lý kho hàng trên điện thoại tốt nhất
Sử dụng các mẫu excel quản lý phải phù hợp với lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh
Mỗi cửa hàng đều sẽ có đặc điểm hàng hóa và tình trạng kinh doanh. Do đó phải tìm cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel hiệu quả nhất bằng cách xây dựng file sao cho phù hợp với cửa hàng của mình.
Việc sử dụng những trường thông tin không liên quan và không cần thiết sẽ khiến cho việc quản lý xuất nhập tồn kho của của bạn trở nên rối rắm, dễ gây nhầm lẫn và sai sót. Ngược lại, nếu xây dựng quá ít trường thông tin thì sẽ tạo nên một file quản lý thiếu thông tin.
Việc tạo một file quản lý tồn kho bằng excel phù hợp với cửa hàng của mình giúp cho việc quản lý diễn ra nhanh chóng hơn, chính xác hơn, kiểm soát và lưu trữ thông tin hàng hóa một cách thống nhất.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt, giá rẻ
Cần xây dựng file excel phù hợp với doanh nghiệp
Phải có kiến thức cơ bản về hàm số và công thức tính để khắc phục lỗi khi phát sinh
Nắm được kiến thức cơ bản về hàm số và công thức tính toán là điều rất quan trọng khi bạn quản lý hàng tồn kho bằng excel. Nếu không nắm vững những kiến thức này, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi quản lý xuất nhập tồn bằng excel. Do đó, để không gặp bất cứ trục trặc nào thì bạn nên trang bị cho mình một số kiến thức về excel như:
- Xử lý tập tin và các thao tác về dữ liệu
- Định dạng và thiết kế bảng tin
- Các hàm: SUM, AVERAGE, COUNT, IF, COUNTIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP,…
Một số lưu ý khác
Ngoài những lưu ý đã kể trên thì khi quản lý hàng tồn kho bằng excel bạn còn cần: Chú ý tới hàm tính, nhập đúng hàm tính, tránh lỗi sai cơ bản về giá trị hay tham chiếu; sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu và cần cẩn thận khi nhập dữ liệu để tránh các sai sót hay nhầm lẫn.
Cần hết sức cẩn thận khi nhập liệu excel
Những nhược điểm của quản lý xuất nhập tồn bằng excel
Bên cạnh các lợi ích của cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel nói trên thì phương pháp này cũng sở hữu một số nhược điểm nhất định như dữ liệu không thể chia sẻ đến người dùng theo thời gian thực, tính bảo mật kém. Đặc biệt, các hàm tính trong Excel cũng được đánh giá là tương đối phức tạp nên đòi hỏi người sử dụng phải trang bị kiến thức vững vàng thì mới dễ dàng thực hiện.
Ngoài ra khi sử dụng excel để quản lý kho, doanh nghiệp còn sẽ gặp phải một số rủi ro đáng kể đến như sau.
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho trên điện thoại tốt nhất
Dữ liệu cần phải nhập thủ công, tốn thời gian
Với cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel, mọi dữ liệu đều cần phải nhập thủ công. Đây chính là điều khiến cho việc sử dụng Excel trong quản lý kho hàng gặp rất nhiều khó khăn, trở ngại và tốn nhiều thời gian, công sức của doanh nghiệp. Việc nhập liệu thủ công còn thường xuyên dẫn đến tình trạng sai sót thông tin, dữ liệu, từ đó gây ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Dữ liệu không được bảo mật, dễ bị thất thoát
Dù mang đến nhiều lợi ích, tuy nhiên cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel lại không được đánh giá cao về tính bảo mật. Khi sử dụng excel để thống kê và báo cáo số liệu thì thông tin phải thường xuyên chia sẻ cho người khác nên rất khó để bảo vệ dữ liệu một cách tối ưu.
Đặc biệt, khi người dùng gặp sự cố về máy tính hoặc vô ý ấn nhầm nút tắt file khi chưa lưu dẫn đến mất dữ liệu là điều không thể tránh khỏi.
Dữ liệu dễ bị thất thoát khi sử dụng excel
Dữ liệu không được cập nhật liên tục theo thời gian thực
Một trong những khó khăn mà người dùng thường xuyên gặp phải khi quản lý hàng tồn kho bằng excel đó chính là số liệu không được cập nhật theo thời gian thực. Việc này gây ra rất nhiều khó khăn cho các bộ phận trong quá trình tương tác và xử lý thông tin giữa các phòng ban, bộ phận với nhau, từ đó khiến cho quy trình vận hành trong quản lý hàng tồn kho gặp nhiều trở ngại.
Xem thêm: Phần mềm SAP quản lý kho đơn giản, dễ dùng
Không hỗ trợ chức năng báo cáo kinh doanh
Cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel tuy người dùng có thể xem một số biểu đồ, bảng tính về dữ liệu xuất nhập tồn nhưng phần mềm này lại không có chức năng báo cáo kinh doanh. Chính vì thế mà chủ doanh nghiệp sẽ không thể theo dõi tình hình kinh doanh tổng quan của cửa hàng thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng phần mềm excel.
Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
Khi sử dụng file quản lý tồn kho bằng excel thông tin sẽ không được lưu trữ thống nhất trên 1 file. Chính vì vậy mà việc quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn như: Tình trạng thiếu sót hay ghi nhầm số liệu. Nếu xảy ra thường xuyên, điều này có thể gây ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
Các số liệu có trong file Excel quản lý kho
Để quản lý hàng tồn kho bằng excel tối ưu và hiệu quả, bạn nhập các thông tin và số liệu liên quan đến:
- Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, các chứng từ, mã hàng hóa, số lượng hàng hóa nhập vào.
- Sổ kho: Số thứ tự, tên sản phẩm, số lượng tồn đầu ngày, số lượng nhập vào trong ngày, số lượng xuất bán trong ngày, số lượng tồn cuối ngày.
- Báo cáo nhập xuất tồn: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, dư đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
- Sổ chi tiết hàng hóa: Các chứng từ, diễn giải, đơn giá, xuất, nhập, tồn, tài khoản đối ứng.
- Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, nội dung, nhập xuất tồn (số lượng và giá tiền).
- Mẫu phiếu xuất – nhập kho: Số thứ tự, tên sản phẩm, nhãn hiệu, phẩm chất hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Không nên nhập quá nhiều thông tin không cần thiết khi quản lý kho bằng file excelKhông nên nhập quá nhiều thông tin không cần thiết khi quản lý kho bằng file excel
Các file quản lý kho bằng excel miễn phí
Để tạo file quản lý hàng tồn kho bằng excel miễn phí, bạn cần thực hiện theo 3 bước sau. Tuy nhiên, tùy vào lĩnh vực kinh doanh mà bạn có thể điều chỉnh thêm sheet, hoặc thêm thông tin cho phù hợp.
- Bước 1: Mở phần mềm Excel.
- Bước 2: Tạo các sheet mới và đặt tên cho từng sheet lần lượt như sau: HOME, NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
- Bước 3: Bắt đầu nhập dữ liệu cụ thể cho từng sheet như sau:
Sheet HOME
Tại sheet này, bạn cần nhập những thông tin như: Tên file, tên đơn vị, người yêu cầu và người duyệt.
Sheet NHAP – cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel
Sheet NHAP sẽ là nơi để bạn nhập các thông tin như: Ngày tháng, Mã hàng hóa, Tên mặt hàng, Đơn vị tính, Số lượng nhập vào, Đơn giá, Thành tiền, Tên nhà cung cấp.
Ngoài ra bạn cũng có thể thêm một số thông tin liên quan như: Số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ của nhà cung cấp và ghi chú.
Sheet XUAT
Tại sheet XUAT, bạn cần nhập những thông tin sau: Ngày tháng, Mã hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng bán, Đơn giá bán, Giá vốn, Doanh thu, Thông tin khách hàng. Ngoài ra bạn cũng có thể thêm một số thông tin như: Số chứng từ và ghi chú.
cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel càng chi tiết thì bạn càng dễ dàng quản lý kho
Sheet DANH MUC – cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel
Đây là phần quan trọng trong cách quản lý hàng tồn kho bằng excel, dù bạn kinh doanh trong bất cứ lĩnh vực nào cũng cần phải có. Sheet này chủ yếu để nhập các thông tin chung về hàng hóa như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,…
Sheet này quan trọng bởi khi nhập hay xuất thực tế bạn chỉ cần nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ hiển thị lên tự động.
Ví dụ: Bạn nhập mã 001 thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ được lấy từ danh mục lên để bán, bạn sẽ không cần phải ghi nhớ.
Sheet BAO CAO
Ở sheet BAO CAO, bạn cần chú ý một số nội dung sau:
- Đối với báo cáo bán hàng, bạn cần nhập các số liệu liên quan đến: Tên hàng, Số lượng bán, Doanh thu.
- Đối với báo cáo Nhập xuất tồn, bạn cần nhập các thông tin về: Tên hàng, Tồn đầu, nhập, xuất và Tồn cuối.
> Tải file quản lý kho bằng excel miễn phí tại đây
Trên đây là một số thông tin về cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel, nếu có bất cứ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé.
