Trong sản xuất và kinh doanh việc quản lý tốt vấn đề tồn kho có ích rất lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Bên cạnh đó chi phí tồn kho cũng đóng một vai trò quan trọng. Vậy chi phí tồn kho là gì? Có những loại chi phí tồn kho nào và cách tính ra sao? Để hiểu rõ hơn về chi phí này, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Contents
Chi phí tồn kho là gì?
Chi phí tồn kho (inventory cost) là tổng hợp của tất cả các chi phí liên quan đến việc mua, lưu trữ và quản lý hàng hóa, duy trì kho hàng để phục vụ khách hàng nhanh chóng và tránh những gián đoạn trong sản xuất do thiếu nguyên vật liệu. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận ròng và sức kháng của họ trước biến động của thị trường.
Chi phí tồn kho – chi phí liên quan đến việc mua, lưu trữ và quản lý hàng hóa, duy trì kho hàng
Đặc điểm chi phí tồn kho
- Chi phí hàng tồn kho bao gồm các yếu tố như chi phí bảo quản, bảo hiểm, hư hao hàng hóa trong kho và lãi suất phải trả cho số vốn bị đầu tư vào hàng tồn kho. Các chi phí này thường tỷ lệ thuận với lượng hàng tồn kho. Để giảm thiểu những chi phí này, việc duy trì một lượng hàng hóa tồn kho thấp là cần thiết.
- Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đối mặt với các chi phí đặt hàng và vận chuyển hàng hóa, bao gồm việc liên hệ với nhà cung cấp, thực hiện các giao dịch kế toán, quá trình vận chuyển, xếp dỡ và kiểm tra hàng hóa. Một số chi phí trong nhóm này không thay đổi dù số lượng đặt hàng là bao nhiêu. Đây thường là chi phí cố định, do đó để giảm bớt chi phí này, doanh nghiệp thường phải đặt hàng với khối lượng lớn cho một khoảng thời gian dài.
- Mặc dù chiến lược này có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp qua việc nhận chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn, nhưng nếu duy trì đặt hàng trong thời gian dài, sẽ dẫn đến việc tăng mức tồn kho và chi phí liên quan. Vì vậy, các doanh nghiệp thường phải tìm cách cân nhắc và cân đối giữa hai loại chi phí này để đạt được mức chi phí tồn kho tối ưu nhất.
Các loại chi phí tồn kho
Chi phí tồn kho là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính và đặc biệt là việc kinh doanh sản xuất của một doanh nghiệp. Bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến các chi phí về vốn và gây tác động tiêu cực đến mức lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chi phí tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì chi phí tổng ở mức tối thiểu và đạt được tăng trưởng lợi nhuận. Bằng cách xem xét chi phí tồn kho, doanh nghiệp có cơ hội xây dựng các dự đoán với số liệu chính xác hơn và tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho của mình. Khi hiểu rõ chi phí hàng tồn, chủ doanh nghiệp có thể phát triển chiến lược để giảm thiểu chi phí lưu kho bãi, và tìm kiếm cách xác định giá trị cụ thể của hàng tồn kho.
Có năm loại chi phí cơ bản liên quan đến hàng tồn kho cần xem xét, bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu trữ, chi phí thiếu hụt, chi phí hư hỏng hàng hóa và chi phí vận chuyển hàng hóa.
Chi phí đặt hàng (ordering costs)
Chi phí đặt hàng bao gồm nhiều yếu tố khác nhau có liên quan đến quá trình đặt hàng và quản lý nguồn cung ứng. Những yếu tố này bao gồm thuế biên chế, phí lợi ích, tiền lương của bộ phận thu mua, phí chi trả lao động,… Những khoản chi phí này thường được gộp lại vào một nhóm chi phí chung và phân bổ cho từng đơn vị sản xuất trong mỗi kỳ kế toán khác nhau.
Cụ thể, chi phí đặt hàng có thể chia thành các thành phần sau:
- Chi phí vận chuyển hàng hóa
- Chi phí tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa và xúc tiến đơn hàng
- Chi phí tiếp nhận
- Chi phí chuẩn bị đơn đặt hàng
- Chi phí trao đổi dữ liệu điện tử
Xem thêm: 8 tiêu chuẩn kho chứa hàng bạn phải biết
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho (inventory holding costs)
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho là số tiền mà một doanh nghiệp phải trả cho việc thuê khu vực lưu trữ để chứa hàng tồn kho. Đây có thể là tiền thuê trực tiếp mà doanh nghiệp trả cho tất cả nhà kho hoặc chiếm một số tỷ lệ phần trăm trên tổng tiền thuê diện tích văn phòng sử dụng để lưu trữ hàng tồn.
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho có bao gồm một số loại chi phí cơ bản như sau:
- Chi phí dành cho dịch vụ kho bãi
- Chi phí rủi ro đối với hàng tồn kho
- Chi phí cơ hội – vốn đầu tư vào hàng tồn kho
- Chi phí tài trợ vốn cho hàng tồn kho
- Chi phí cho không gian lưu trữ hàng
Các chi phí liên quan đến chi phí tồn kho
Chi phí vận chuyển hàng hóa tồn kho (inventory carrying costs)
Chi phí vận chuyển hàng tồn kho là một trong những loại chi phí tác động đến chi phí tồn kho. Để hiểu rõ hơn về tác động của chi phí vận chuyển hàng tồn kho, tổ chức doanh nghiệp cần phải tiến hành tính toán và xác định cụ thể mức độ ảnh hưởng của nó đến báo cáo P&L (Profit and Loss Statement – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh) của doanh nghiệp. Chi phí này phải được định rõ, vì nó thể hiện số tiền lãi mà doanh nghiệp có thể mất đi dựa trên giá trị của hàng tồn kho chưa được bán và vẫn còn tồn đọng trong kho của họ.
Chi phí thiếu hụt (shortage costs)
Khi doanh nghiệp hết các mặt hàng cụ thể và không đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng như công tác vận chuyển gặp vấn đề hay trục trặc, quá trình sản xuất bị gián đoạn,… thì khi này sẽ phát sinh ra chi phí thiếu hụt để khắc phục hậu quả.
Chi phí hư hỏng hàng hóa (spoilage costs)
Hàng tồn kho khi không được bán kịp thời thường có nguy cơ cao bị hư hỏng, vậy nên việc kiểm soát hàng tồn kho để phòng tránh tình trạng hư hỏng là rất cần thiết đối với doanh nghiệp.
Trong sản xuất và kinh doanh thì việc hàng hóa bị hư hỏng được xem là mối lo ngại lớn đối với nhiều ngành công nghiệp. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất trong những ngành công nghiệp liên quan đến các mặt hàng thực phẩm, dược phẩm, chăm sóc sức khỏe và mỹ phẩm. Bởi những loại mặt hàng này bị ảnh hưởng rất lớn từ hạn sử dụng của chúng.
Cách tính chi phí tồn kho
Để tính toán chi phí tồn kho một cách chính xác, doanh nghiệp phải áp dụng các phương pháp tính toán phù hợp với loại hàng hóa và quy mô hoạt động của mình.
Dưới đây là một số công thức tính tổng chi phí tồn kho:
Tính chi phí hàng tồn kho theo Pallet
Đây là một phương pháp lưu kho rất phổ biến hiện nay. Ưu điểm chính của phương pháp này là việc lưu trữ hàng hóa trở nên gọn gàng hơn, giúp tiết kiệm không gian trong kho và đồng thời cũng dễ dàng hơn trong việc tính toán chi phí lưu kho.
Lưu kho theo hình thức Pallet thường phù hợp với các sản phẩm có kích thước đồng đều. Các sản phẩm này sẽ được xếp lên các pallet và sau đó được đóng gói và vận chuyển vào kho để lưu trữ.
Lưu kho sử dụng Pallet thường phù hợp với các sản phẩm có kích thước đồng đều
Công thức tính chi phí tồn kho theo thể tích
Tính toán chi phí tồn kho dựa trên thể tích nhằm hỗ trợ việc tối ưu hóa không gian lưu trữ và giúp khách hàng tiết kiệm chi phí. Theo phương pháp này, các sản phẩm sẽ được xếp chồng lên nhau trên các kệ theo tiêu chuẩn cụ thể. Công thức tính toán chi phí sẽ là: số mét khối (m3) nhân với đơn giá thuê kho (tính trên mỗi m3).
Tính hàng tồn kho dựa vào diện tích
Phương pháp tính toán này thường thích hợp với các loại hàng hóa nặng và có kích thước lớn như đồ nội thất, máy móc và thiết bị lớn,…
Một trong những ưu điểm của phương pháp này là tính linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tự do sắp xếp và chất hàng hóa theo cách mà họ mong muốn. Xuất nhập hàng, thay đổi số lượng hàng linh hoạt mà không cần phải lo lắng về bất kỳ chi phí phát sinh nào.
Tính chi phí lưu kho tự quản
Đây là cách tính chi phí thông qua việc mở rộng diện tích thuê kho theo mét vuông (m2). Chi phí sẽ được thỏa thuận cụ thể dựa trên diện tích và thời gian lưu trữ. Tùy thuộc vào loại hàng hóa và số lượng, chủ doanh nghiệp sẽ thuê số mét vuông phù hợp.
Tính phí lưu kho theo thùng hàng
Phương pháp này thích hợp cho các kiện hàng đã được đóng gói cố định và có sự đồng nhất về kích thước hoặc trọng lượng. Chi phí sẽ biến đổi tùy theo tổng số lượng kiện hàng và sẽ có các mức giá thích hợp áp dụng cho mỗi trường hợp cụ thể.
Những chi phí nào ảnh hưởng đến chi phí tồn kho?
Trong công tác quản lý chi phí tồn kho của doanh nghiệp thì có hai nhóm chi phí ảnh hưởng đến chi phí tồn kho mà doanh nghiệp cần lưu ý. Hai nhóm đó bao gồm:
Nhóm các chi phí tăng khi lượng hàng tồn kho tăng:
- Chi phí tồn trữ: loại chi phí này phát sinh do lượng hàng tồn trong kho của doanh nghiệp
- Chi phí cho việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng: khi lượng hàng tồn kho quá lớn sẽ dẫn đến việc làm trì hoãn việc sản xuất của doanh nghiệp đồng thời khả năng đáp ứng nhu cầu mới của khách hàng giảm.
- Chi phí phối hợp sản xuất: hàng tồn trong kho lớn có thể dẫn đến cần nhiều nhân công để giải quyết vấn đề lưu thông, lưu trữ hàng hóa.
- Chi phí bảo quản hàng hóa: sản xuất nhiều hàng hóa, hàng tồn nhiều thì sẽ cần tốn nhiều chi phí bảo quản đảm bảo chất lượng hàng hóa, ngược lại sản xuất lượng hàng vừa phải, tồn kho thấp thì giảm thiểu được chi phí bảo quản và ít xảy ra hư hỏng hàng hóa.
Xem thêm: Nội quy kho hàng: bảng mẫu và quy định mới nhất
Có 2 nhóm chi phí ảnh hưởng tới chi phí tồn kho
Nhóm các chi phí giảm khi hàng tồn kho tăng
- Chi phí đặt hàng: đặt hàng với số lượng lớn định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí này, bởi hàng tồn kho lớn thì không cần phải đặt thêm nguyên vật liệu để sản xuất.
- Chi phí thiếu hụt tồn kho: khi có nguồn hàng dự trữ trong kho doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu làm trễ quá trình sản xuất, ảnh hưởng xấu đến doanh thu và uy tín doanh nghiệp.
- Chi phí mua hàng: mua hàng số lượng lớn thì doanh nghiệp có thể được mức chiết khấu cao, mức giá tốt hơn và tiết kiệm phí vận chuyển.
- Chi phí chất lượng khởi động: sản xuất số lượng lớn thì chi phí khởi động sản xuất sẽ thấp, chi phí phế phẩm cũng giảm, tuy nhiên đi kèm với nó là tăng số lượng sản phẩm.
Cách để tối ưu chi phí hàng tồn kho ở mức thấp
Tuy có nhiều các yếu tố và thách thức ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí tồn kho đối với các doanh nghiệp nhưng bên cạnh đó vẫn có những cách để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu chi phí này xuống mức thấp.
Sau đây sẽ là những cách tối ưu chi phí tồn kho mà Bonded Warehouse Vietnam muốn giới thiệu đến bạn:
Sắp xếp kho hàng hợp lý
Lựa chọn cách sắp xếp kho hàng hợp lý giúp cho doanh nghiệp dự trữ hàng hóa một cách tối đa và tiết kiệm được nhiều không gian lưu trữ kho. Doanh nghiệp nên tránh đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít để tránh tình trạng chi phí tăng cao khi dự trữ quá nhiều hàng hay như hàng tồn kho quá nhiều.
Loại bỏ đi những mặt hàng không bán được
Quá trình biến đổi hàng tồn kho chưa bán ra được trở thành khoản doanh thu thì bạn sẽ phải tốn nhiều khoản chi phí vận chuyển, lưu trữ kho nếu hàng nằm trong kho quá lâu. Vì vậy, doanh nghiệp luôn phải chủ động theo dõi cập nhật cũng như loại bỏ hàng tồn kho lâu ngày để hình thành giải pháp cho không gian kho hàng có nhiều chỗ trống giúp giữ vị trí cho những mặt hàng bán chạy khác của mình.
Cẩn trọng với các chương trình khuyến mãi trong quản lý tồn kho
Thông thường khi doanh nghiệp sử dụng các chương trình khuyến mãi thì chủ yếu đó là cách đẩy hàng tồn để nhanh chóng thanh lý được chúng khi đã giữ trong kho thời gian dài. Mặc dù cách làm này có vẻ hấp dẫn ban đầu tuy nhiên thì về lâu dài nó sẽ kéo theo các chi phí tồn kho, cụ thể là chi phí ghi sổ sẽ tăng lên. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên tránh dự trữ quá nhiều hàng hóa và tuân theo những chiến lược quản lý tồn kho ban đầu đã đưa ra.
Doanh nghiệp nên cẩn trọng khi chạy các chương trình khuyến mãi với mục đích đẩy hàng tồn kho
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí hàng tồn kho, hãy lựa chọn . Chúng tôi sẽ thay bạn thực hiện toàn bộ các công đoạn phức tạp trong vận hành logistics từ nhận hàng, kiểm tra, sắp xếp, đóng gói,… khi sử dụng dịch vụ order fulfillment của Bonded Warehouse Vietnam. Chúng tôi cam kết giúp doanh nghiệp bạn cắt giảm chi phí tồn kho nói riêng và logistics nói chung.
