File Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí 

Sử dụng file excel quản lý kho đơn giản là một trong những cách thức giúp chủ cửa hàng quản lý sản phẩm dễ dàng và thuận tiện hơn. Nếu bạn vẫn chưa biết cách quản lý hàng tồn kho bằng file Excel như nào thì hãy cùng Warehouse khám phá bài viết dưới đây ngay nhé. Chúng tôi sẽ chia sẻ đến các bạn cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel và các mẫu tệp Excel để bạn có thể dễ dàng quản lý kho hàng của mình. Mời bạn đọc cùng theo dõi. 

File excel quản lý kho là gì?

File excel quản lý kho đơn giản có ưu điểm là thao tác đơn giản, dễ dàng sử dụng

Bạn đang thắc mắc “file excel quản lý kho đơn giản” là gì? Hiểu một cách đơn giản, file Excel quản lý kho đơn giản là một công cụ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên, để sử dụng được nó bạn cần phải có kỹ năng về Excel và đã làm quen với các thuật toán của Excel. 

Các danh mục chính trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Sử dụng file Excel quản lý kho đơn giản là một trong những phương pháp được nhiều chủ doanh nghiệp áp dụng khi quản lý toàn bộ số lượng xuất – nhập – tồn kho. Hãy cùng Warehouse tìm hiểu về các danh mục chính có trong file excel quản lý kho hàng dưới đây nhé. Nếu bạn muốn một công cụ giúp bạn quản lý kho hàng tốt hơn, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý kho. 

Đâu là các danh mục chính cần có trong một file excel quản lý kho hàng

Bảng danh mục hàng hóa

Đây là bảng tổng hợp các mã hàng hóa vật tư theo danh sách và quy chuẩn nhằm thống kê các loại hàng hóa được xuất – nhập – tồn tại trong kho hàng.

Bảng thống kê nhập hàng

Thông qua các dữ liệu từ phiếu nhập kho, kế toán của doanh nghiệp sẽ tổng hợp và thống kê lại theo cách xây dựng bảng nhập hàng. Bảng excel thống kê này sẽ giúp các doanh nghiệp nắm bắt được số lượng hàng đã nhập về bao nhiêu, có chủng loại như nào để có kế hoạch phân phối và phát triển kinh doanh hiệu quả.

Bảng thống kê xuất hàng

Dựa vào các dữ liệu từ phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng sẽ giúp các bạn tổng hợp và thống kê lại các mặt hàng đã được xuất bản. Việc kiểm soát tốt lượng hàng được xuất ra để bán sẽ giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng không đủ hàng hóa để đáp ứng cho khách hàng.

Xem thêm: Mẫu bảng kê hàng nhập kho excel đơn giản, hiệu quả

Bảng báo cáo nhập – xuất – tồn

Đây là báo cáo giúp kế toán của doanh nghiệp bao quát được toàn bộ lượng hàng tồn kho từ đầu kỳ cho đến cuối kỳ và số lượng hàng nhập/xuất diễn ra trong kỳ một cách chi tiết theo từng mã hàng.

Sổ thống kê chi tiết vật tư

Quản lý kho hàng vật tư không hề dễ dàng với các kế toán doanh nghiệp bởi số lượng các loại hàng hóa vô cùng nhiều và đa dạng cùng các thông tin liên quan về chủng loại, kích cỡ, màu sắc… sẽ rất khó kiểm soát. Vì thế, sổ thống kê chi tiết vật tư sẽ giúp cho kế toán sắp xếp và phân loại vật tư xuất – nhập – tồn kho trở nên đơn giản hơn.

Hướng dẫn tạo file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả bằng excel không khó nếu như bạn biết tạo và chia các file quản lý hàng tồn thành từng đầu mục mà bạn cần hoặc làm theo file excel quản lý kho hàng đơn giản mà Warehouse gợi ý dưới đây:

Xem thêm: 5 Mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel đơn giản, hiệu quả

Mẫu file excel quản lý kho hàng theo từng danh mục mặt hàng

Nếu bạn muốn quản lý hàng tồn kho của cửa hàng, trước tiên bạn phải liệt kê các sản phẩm mà cửa hàng của bạn nhập. Do đó, bạn phải tạo trang tính “Danh mục sản phẩm” trong tệp Excel. Phần danh mục sản phẩm này sẽ giúp bạn quản lý thông tin hàng hóa bao quát nhất. Và trong phần này cần có các trường thông tin như sau:

• Số thứ tự
• Tên sản phẩm
• Mã sản phẩm
• Đơn vị tính
• Ghi chú 

Mẫu file excel quản lý kho theo bảng kê khai nhập và xuất kho hàng hóa

Trường thông tin thứ 2 trong file excel quản lý kho đơn giản miễn phí là số lượng nhập và xuất kho hàng hóa. Mọi giao dịch xuất nhập kho bạn đều phải lưu vào trong file này. Các thông tin trong tệp quản lý kho này gồm có:

• Số thứ tự
• Ngày/tháng 
• Số chứng từ
• Mã sản phẩm
• Tên sản phẩm
• Số lượng 
• Đơn giá
• Thành tiền
• Giá vốn

Tùy theo nhu cầu của từng quản trị viên và của từng cửa hàng mà bạn có thể thêm hoặc bớt đi các trường thông tin để việc quản lý diễn ra phù hợp hơn với cửa hàng của mình. 

Xem thêm: Cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel hiệu quả

Mẫu file excel quản lý kho đơn giản dựa trên báo cáo tồn kho

Báo cáo hàng tồn kho dựa vào các tệp tin quản lý kho ở trên, file này giúp bạn nhận biết được số lượng hàng hóa trong ngày, trong tuần, hay tháng của cửa hàng như thế nào. Báo cáo tồn kho cũng là một cách để người chủ có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của cửa hàng mình, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán chạy, từ đó đưa ra chiến lược kinh doanh mới phù hợp hơn. Trong mẫu file excel báo cáo này bạn cần các trường thông tin như: 

• Xuất trong kỳ
• Nhập trong kỳ
• Tồn cuối kỳ

Những khó khăn khi dùng Excel quản lý kho

File excel quản lý kho đơn giản được xem là một giải pháp khá phổ biến, được nhiều chủ cửa hàng quan tâm và sử dụng. Mặc dù đem lại nhiều lợi ích như vậy nhưng file excel quản lý kho này vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm chưa được khắc phục gây nên một số khó khăn cho chủ cửa hàng như:

Xem thêm: 7 ứng dụng quản lý kho hàng trên điện thoại tốt nhất 

File Excel quản lý kho phải nhập thủ công, dễ sai sót và mất nhiều thời gian

File Excel quản lý kho đơn giản yêu cầu kế toán phải nhập liệu chính xác từng con số và thông tin các mặt hàng. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập sai dữ liệu kéo theo sai sót cho toàn bộ hệ thống và gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến bộ phận kinh doanh và kho hàng.

Do đó, để đảm bảo rằng các thông tin được nhập vào tệp excel quản lý kho chính xác thì nhân viên phải thực hiện kiểm tra lại nhiều lần và đây là cách làm gây mất nhiều thời gian. Bên cạnh đấy, nếu quy mô kinh doanh của cửa hàng bạn quá lớn thì việc quản lý kho bằng file excel có thể tốn nhiều nhân lực và gây nên lãng phí tiền bạc của công ty. 

File Excel quản lý kho hàng bảo mật dữ liệu không tốt, dễ gây thất thoát

File Excel quản lý kho đơn giản được lưu ở trên máy tính dùng chung cho cả một hệ thống cửa hàng nên khó có thể bảo mật tuyệt đối 100%. Hơn nữa, file Excel quản lý kho chưa có chức năng phân quyền cụ thể cũng như chưa hiển thị lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây khiến cho dữ liệu của cửa hàng dễ bị điều chỉnh mà không phục hồi.

Ngoài ra, có nhiều trường hợp máy tính gặp sự cố nào đó khiến file không lưu được hoặc người dùng sơ ý làm mất dữ liệu. Lúc này, doanh nghiệp của bạn không những không lấy lại được file excel quản lý kho sản xuất mà chủ cửa hàng cũng không thể tìm ra cá nhân cụ thể nào vì phần mềm không hiển thị được ai là người đã chỉnh sửa.

File Excel quản lý hàng tồn kho dễ bị nhầm lẫn với khâu quản lý công nợ

Việc lưu trữ quá nhiều thông tin trong cùng 1 file Excel quản lý kho sẽ dẫn đến khả năng cao sẽ xảy ra trường hợp bị nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu với nhau, nhất là công nợ của các nhà cung cấp của doanh nghiệp. Đây là tình trạng chung khá phổ biến của nhiều người dùng Excel đã vô tình làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

File Excel quản lý kho gây khó khăn trong việc cập nhật số liệu với các phòng ban khác

File excel quản lý kho đơn giản không hỗ trợ thực thi trên nền tảng Internet nên bạn không thể liên tục đồng bộ số liệu với các phòng ban khác. Khi cửa hàng của bạn có bất kỳ sự thay đổi nào về hàng hóa trong kho, bộ phận kho sẽ phải kiểm kê lại rồi mới có thể báo cáo số lượng chính xác với các phòng ban khác. Do tình trạng thông tin không kịp thời này đôi khi vô tình gây nên nhiều bất tiện cho khâu quản lý.

File quản lý kho bằng Excel khó có thể báo cáo kinh doanh kịp thời

Do tình trạng báo cáo không kịp thời này nên đôi khi vô tình gây ra rất nhiều bất tiện cho file excel quản lý kho đơn giản, chủ shop không thể bao quát được báo cáo về tình hình kinh doanh của cửa hàng mà chỉ có thể xem được bảng tính và biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được coi là nhược điểm lớn khi sử dụng file Excel quản lý kho.

File Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí 

Mẫu file excel quản lý kho vừa đơn giản vừa miễn phí

Để thay thế phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể dùng Excel để quản lý kho. Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là phải thiết kế và nhập số liệu trong file excel. Dưới đây là một số dữ liệu quan trọng cần có trong tệp excel quản lý kho:

• Bảng nhập dữ liệu: Ngày ghi sổ, phiếu thu chứng từ, mã hàng, số lượng hàng nhập.
• Mẫu phiếu nhập – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, chất lượng hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền…

>> Tải file Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí cập nhật tại đây

Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi ở bài viết này, bạn sẽ biết cách sử dụng file excel quản lý kho đơn giản miễn phí và hiệu quả, tạo được mẫu file quản lý kho hàng bằng excel phù hợp với cửa hàng của mình. Nếu như các bạn đang có những thắc mắc, mong muốn giải đáp những vấn đề về kho hàng, hãy liên hệ với Warehouse để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian nhanh nhất nhé.