Để hỗ trợ quá trình vận hành kho hàng diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp luôn luôn kiếm tìm những giải pháp phù hợp. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS thông qua những phần mềm công nghệ hiện đang rất được ưa chuộng. Hãy cùng khám phá những tiện ích và hiệu quả mà giải pháp này đem lại nhé!
Contents
Hệ thống quản lý kho WMS là gì?
Hệ thống quản lý kho hàng WMS (tên đầy đủ là Warehouse Management System) là hệ thống đa nhiệm được tạo ra với nhiệm vụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc bán hàng. Cụ thể, hệ thống bao gồm các phần mềm, ứng dụng công nghệ để doanh nghiệp sử dụng khi quản lý kho hàng. Hệ thống này dùng để theo dõi các đầu việc cần làm như: phân phối hàng, kiểm kê hàng, nhập hàng, phân loại vị trí,…
Chuỗi công việc mà WMS có thể đảm nhiệm
Vai trò hệ thống quản lý kho hàng WMS
Hệ thống quản lý kho hàng WMS có vai trò tạo dựng môi trường kinh kinh doanh thông minh.
- Sự ra đời của WMS giúp đỡ doanh nghiệp nắm bắt được mọi hoạt động trong kho hàng.
- Hơn nữa, hệ thống này còn đảm bảo thống nhất giữa các bộ phận, đáp ứng được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
- Đồng thời, WMS hạn chế tối đa việc xuất hiện những sai lầm, những lỗi không đáng có.
- Nhờ việc sử dụng WMS, doanh nghiệp vận hành kho mượt mà, mọi công việc được diễn ra vô cùng logic, chuyên nghiệp.
Chung quy lại, hệ thống quản lý kho nắm giữ vai trò đặc biệt quan trọng. WMS được xem là công cụ làm việc có tính khoa học, thông minh và đảm bảo tính chính xác cao. Các dịch vụ cho thuê nhà kho cũng nên sử dụng hệ thống WMS này.
Các chức năng trong phần mềm WMS là gì?
Doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ có cơ hội trải nghiệm đa dạng các chức năng tiện ích. Dưới đây là một số tính năng điển hình trong WMS:
Thiết kế không gian cho kho hàng
WMS giúp bạn nắm được sự thay đổi về số lượng hàng hóa trong kho, từ đó thực hiện việc sắp xếp, bày trí sao cho thuận tiện, thích hợp nhất. Với chức năng này, doanh nghiệp hoàn toàn thoải mái điều chỉnh vị trí, thứ tự vật tư, nguyên liệu để các quá trình khác trong kho diễn ra thuận lợi. Hệ thống sẽ tính toán, thiết kế cho bạn một không gian kho đúng tiêu chuẩn, phù hợp với các sản phẩm của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Ưu điểm và Quy trình
sử dụng tính năng thiết kế bố cục kho hàng trong WMS
Theo dõi, kiểm kê hàng hóa, đặc biệt là hàng tồn
Theo dõi, kiểm kê hàng hóa là chức năng tân tiến của hệ thống quản lý kho. Nhà quản lý thông qua phần mềm, ứng dụng để theo giám sát tình hình sản phẩm trong kho. Hệ thống WMS sẽ thường xuyên cập nhật, thu thập dữ liệu về số lượng hàng hóa. Từ đó xác định cho doanh nghiệp những mặt hàng nào tồn đọng nhiều, để doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết đúng đắn. Khi đó, doanh nghiệp sẽ không gặp phải tình trạng ứ đọng hàng hóa, không có chỗ chứa. Từ đó, công ty của bạn sẽ không bị thua lỗ, tổn thất quá nhiều.
Nhập hàng, lưu hàng trong kho
Hệ thống đã thiết lập sẵn một quy trình khoa học, theo từng bước cụ thể để việc nhập hàng và lưu trữ trong kho được diễn ra một cách trơn tru, ít xuất hiện những sai sót. Hệ thống sẽ nhận diện các thông tin của hàng hóa và sao lưu vào bộ nhớ. Chức năng này đặc biệt giúp ích cho những doanh nghiệp nào có quy mô kinh doanh lớn.
Xem thêm: RFID trong quản lý kho: Ưu điểm và Ứng Dụng
Việc nhập hàng, lưu trữ hàng trong kho sẽ được thực hiện một cách quy củ, khoa học
Bốc dỡ, bốc xếp hàng hóa
Trong hệ thống WMS, có đa dạng các cách bốc dỡ – bốc xếp hàng hóa để lựa chọn. Một số cách thức doanh nghiệp có thể chọn lọc như: dỡ/xếp theo khu vực, dỡ/xếp theo lô, dỡ/xếp theo đợt… Tùy theo số lượng, chất liệu của hàng hóa cũng như các điều kiện khác, bạn hãy lựa chọn kiểu bốc dỡ – bốc xếp phù hợp.
Quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa, sản phẩm
Khi có đối tác, khách đặt hàng, hệ thống tiến hành xác nhận đơn và tự động gửi bill vận đơn cho bên vận chuyển. Đồng thời hệ thống sẽ hiển thị cho người quản lý số lượng hàng hóa cần chuẩn bị là bao nhiêu, gồm những mặt hàng nào. Sau khi quá trình chuẩn bị hàng hóa hoàn tất, phần mềm tiếp tục gửi thông báo cho cho bộ phận vận tải đến lấy hàng và giao đi.
Đối với quá trình nhập hàng vào kho cũng sẽ được thực hiện với những công đoạn cẩn thận, tỉ mỉ như vậy.
Xem thêm: Kho bãi trong logistic là gì? Vai trò và chức năng
Nhờ có hệ thống quản lý WMS, việc vận chuyển hàng hóa sẽ được thống nhất
Làm báo cáo định kỳ
Với sự phát triển của máy móc như hiện tại, kế toán không cần quá vất vả để làm báo cáo kho định kỳ. Tất cả mọi thông tin cần thiết đều được số hóa trên phần mềm. Nếu muốn có thông tin, bạn chỉ cần trích xuất kết quả từ phần mềm xuống và in ra làm báo cáo.
Ngoài những chức năng chính kể trên, hệ thống quản lý kho hàng WMS còn nhiều chức năng hữu ích khác để góp phần hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý và vận hành kho.
Quản lý đội ngũ nhân viên
Đây là chức năng giúp cho doanh nghiệp quan sát được tiến trình làm việc của nhân viên. Chức năng này được tạo ra để đo lường hiệu suất công việc mà nhân viên có thể đáp ứng. Tức là nhà quản lý và doanh nghiệp sẽ đánh giá được năng lực làm việc của người lao động. Từ đó đưa ra những chính sách thưởng/phạt đúng đắn, điều chỉnh đội ngũ nhân lực kịp thời, nâng cao hiệu quả làm việc, giúp doanh nghiệp phát triển hơn.
Xem thêm: Dịch vụ kho bãi là gì? Vai trò và phân loại
WMS hỗ trợ nhà quản lý phân công công việc cho nhân viên và quan sát
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm WMS
Hệ thống quản lý kho hàng WMS đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, cụ thể là:
- Doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS sẽ giảm thiểu được chi phí hoạt động, tăng hiệu quả của dòng vốn lưu động.
- Tất cả các thông tin liên quan đến hàng hóa, nhân viên trong kho luôn được lưu trữ trong hệ thống. Chính vì thế khi cần, chủ doanh nghiệp chỉ cần mở hệ thống và thực hiện tra cứu vào bất cứ thời điểm nào.
- WMS còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian khi quản lý. Bạn dễ dàng trong việc tìm kiếm vị trí để sản phẩm, tìm ra sản phẩm một cách nhanh chóng.
- Khi các sản phẩm, hàng tồn dự trữ trong kho sắp hết, hệ thống sẽ cảnh báo cho người điều khiển để chuẩn bị bổ sung kịp thời. Nhiều hệ thống quản lý kho hàng WMS hiện nay còn tích hợp chức năng liên kết với nhà sản xuất, nhà cung ứng để đặt hàng.
- Hệ thống quản lý kho hàng khiến cho doanh nghiệp kiểm soát kho hiệu quả, hạn chế được tình trạng thất thoát hàng hóa, vật tư.
- Đội ngũ nhân viên không còn gặp nhiều khó khăn, áp lực trong quá trình kiểm kê kho hàng, tránh được nhiều sai sót khi làm việc.
- Việc quản lý thanh toán nhanh chóng, chính xác.
Các thành phần của hệ thống quản lý kho hàng WMS
Những thành phần chính cấu tạo nên hệ thống quản lý kho hàng WMS là:
Phần mềm quản lý
Các phần mềm quản lý là phần vô cùng quan trọng của bất kỳ hệ thống quản lý kho hàng nào. Đối với hệ thống WMS, thành phần cốt lõi chính là phần mềm quản lý WMS và các thành phần bổ sung, hỗ trợ khác.
Phần mềm quản lý kho hàng WMS đóng vai trò trung tâm và cung cấp đầy đủ các chức năng chính trong hệ thống kho hàng (như đã trình bày ở phần trước). Còn các thành phần bổ sung sẽ hỗ trợ tối ưu hệ thống quản lý kho. Từ đó giúp việc quản lý kho hàng được thực hiện bài bản, chỉn chu và phù hợp với đặc điểm riêng biệt của mỗi lĩnh vực, ngành nghề và doanh nghiệp.
Hệ thống quản lý kho hàng với IoT (Internet of things)
IoT được hiểu là Internet vạn vật, bao gồm những thiết bị, ứng dụng công nghệ phục vụ cho việc kết nối, truyền đạt thông tin.
Một số thiết bị IoT thường được sử dụng trong nhà kho:
- Bộ phát sóng internet (cục truyền phát Wifi); phục vụ cho việc truy cập vào ứng dụng quản lý.
- Các thiết bị điện tử thông minh (điện thoại di động, máy tính,…): dùng để cài đặt và sử dụng hệ thống WMS.
- Các máy in mã vạch: dùng để tạo ra các nhãn dán chứa mã vạch về thông tin sản phẩm. Mã vạch của hàng hóa bao gồm các thông tin như tên, kích thước, nguồn gốc, hạn sử dụng, ngày sản xuất, chất liệu,…
- Các máy quét mã vạch (đọc mã vạch): Những máy này giống như chiếc camera. Khi giơ ra trước mã vạch, các thông tin của sản phẩm sẽ được hiển thị trên màn hình.
Thông qua những thông tin về hệ thống quản lý kho hàng WMS mà Warehouse Việt Nam đã tổng hợp trên đây, hy vọng các bạn đã có thể ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.
Mọi người hãy tham khảo các dịch vụ/sản phẩm liên quan đến kho hàng và liên hệ Warehouse Việt Nam để được tư vấn nhiệt tình nhé!
