Kho hàng là nơi lưu trữ một lượng rất lớn hàng hóa của doanh nghiệp. Để công việc ra thuận lợi, doanh nghiệp phải có đội ngũ nhân viên với kỹ năng quản lý kho hàng xuất sắc. Hãy cùng Bonded Warehouse Vietnam khám phá thêm những thông tin về vấn đề này bạn nhé!
Contents
Chăm sóc khách hàng
Kỹ năng quản lý kho đầu tiên cần phải có là chăm sóc khách hàng. Chăm sóc khách hàng tức là tất cả những công việc cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thỏa mãn yêu cầu, mong muốn của đối tác. Khách hàng có quyết định hợp tác hay không phụ thuộc khá nhiều vào thái độ, tác phong quan tâm của doanh nghiệp dành cho họ.
Do đó, các thủ kho cần nắm vững kỹ năng này để có thể làm việc được với các nhà cung ứng hàng hóa, khách đặt hàng. Họ cần chịu trách nhiệm liên hệ, giới thiệu sản phẩm và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Đối với các dịch vụ cho thuê kho hàng, việc chăm sóc khách hàng cũng rất quan trọng.
kỹ năng quản lý kho hàng bạn cần biết
Lưu giữ sổ sách
Khả năng ghi chép sổ sách, hồ sơ rất cần thiết với các nhà quản lý kho hàng. Họ cần làm tốt kỹ năng này để có thể theo dõi hàng hóa trong kho một cách kịp thời nhất. Nhờ những dữ liệu được ghi chép trong sổ sách, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tình trạng kho hàng đang được vận hành ra sao, đang gặp phải những khó khăn gì. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra được những giải pháp, biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo tiến độ hoạt động của kho hàng.
Một lưu lý nhỏ là doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm công nghệ hỗ trợ ghi chép, lưu trữ sổ sách để giảm thiểu được những sai lầm không đáng có trong công tác quản lý.
Xem thêm: 10 Mẫu xây nhà kho nhỏ đơn giản, giá rẻ
Giao tiếp với các đối tác
Kỹ năng tiếp theo mà các thủ kho cần phải trang bị đó chính là kỹ năng giao tiếp với đối tác. Giao tiếp ở đây có thể thông qua hình thức trò chuyện trực tiếp, trả lời điện thoại, email từ khách hàng. Lời lẽ, văn phong khi giao tiếp luôn phải đảm bảo lịch sự, rõ ràng, dễ hiểu. Với những thắc mắc của khách hàng đưa ra, các thủ kho nên giải thích, tư vấn một cách ngắn gọn, đầy đủ, tránh gây hiểu lầm.
giao tiếp với các đối tác giúp bạn dễ dàng nắm bắt được các số liệu
Quản lý hàng hóa
Quản lý hàng hóa là một trong những kỹ năng quản lý kho hàng đặc biệt quan trọng và cần thiết đối với một thủ kho. Một nhà quản lý giỏi cần nắm được tình hình hoạt động của kho đang diễn ra như thế nào, số lượng, chất lượng sản phẩm ra sao. Khi gặp các vấn đề về hàng hóa thì phải tìm được cách giải quyết phù hợp.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp quản lý khoa học như: Sắp xếp, phân loại hàng hóa có liên quan trong cùng một khu; dán thẻ tên, mã vạch cho hàng hóa để dễ phân biệt và tìm kiếm…
Xem thêm: Sơ đồ Use Case quản lý kho hàng dễ dàng, tiện lợi
Quản lý chi tiêu của kho hàng
Muốn làm tốt công tác quản lý chi tiêu trong kho hàng, yêu cầu thủ kho nắm vững các kiến thức tài chính cơ bản. Kỹ năng quản lý kho hàng, quản lý chi tiêu nên được thực hiện hàng tháng, hàng năm để đảm bảo được chi phí duy trì cũng như không xảy ra tình trạng thất thoát, thiếu hụt ngân sách.
Đây là công việc đòi hỏi tính tỉ mỉ, cẩn thận, kỹ càng để tránh được những sai sót, nhầm lẫn. Hiện nay, việc quản lý chi tiêu đã không còn quá khó khăn với các doanh nghiệp. Các bạn có thể sử dụng phần mềm, ứng dụng hỗ trợ tính toán với thao tác dễ dàng, đơn giản mà vẫn đem lại kết quả chính xác.
Quản lý dữ liệu
Quản lý dữ liệu là một kỹ năng hữu ích mà người kiểm soát kho cần phải biết và nắm vững. Quản lý dữ liệu bao gồm các quá trình thu thập, lưu trữ, bảo mật và sử dụng dữ liệu.
Dữ liệu về hàng hóa trong kho sẽ là cơ sở để doanh nghiệp phân tích để hoạch định ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh để thu về lợi nhuận lớn nhất có thể. Do đó, các thao tác quản lý dữ liệu cần được thực hiện kỹ lưỡng, nhanh chóng, khẩn trương, chính xác.
Xem thêm: Kho ngoại quan là gì? Đặc điểm và quy định
Lập thời gian biểu
Hàng ngày, trong kho hàng diễn ra rất nhiều công việc. Muốn đạt được hiệu quả cao, cần có thời gian biểu thích hợp.
Lập thời gian biểu là một kỹ năng quản lý kho hàng quan trọng, cần xác định các bước nhỏ để đạt được mục tiêu đã đề ra trước đó. Các thủ kho phải thiết lập thời gian cho từng công đoạn. Tức là vào thời gian nào thì làm việc gì, làm thế nào, ai là người chịu trách nhiệm trực tiếp. Việc này sẽ giúp ích rất nhiều cho giai đoạn báo cáo hiệu quả công việc.
lập thời gian biểu là yếu tố quan trọng trong kỹ năng quản lý kho hàng
Kỹ năng quản lý kho hàng: Xử lý hóa đơn
Hóa đơn là văn bản chứng từ do người bán lập ra để ghi nhận thông tin giao dịch hàng hóa – dịch vụ. Khi hóa đơn xảy ra sai sót, thủ kho phải thực hiện thao tác xử lý, chỉnh sửa. Doanh nghiệp nên lưu giữ thông tin hóa đơn về các lô hàng nhập – xuất mỗi ngày, mỗi tháng phòng cho những trường hợp cần dùng.
Xem thêm: Danh sách các kho ngoại quan ở Việt Nam
Kỹ năng quản lý kho hàng: làm việc nhóm
Một kỹ năng quản lý kho hàng mà thủ kho nhất định không thể thiếu là làm việc nhóm. Như ta đã biết, trong kho hàng có rất nhiều công việc cần làm và đội ngũ nhân viên làm việc cũng vô cùng đông đảo. Nếu chỉ làm cá nhân, riêng lẻ sẽ dễ dẫn đến hiệu quả công việc bị trì trệ, chậm tiến độ, ảnh hưởng đến lợi ích chung.
Chính vì vậy, cần có tinh thần hợp tác, đoàn kết giữa các thành viên. Từ đó, mọi công đoạn trong kho hàng sẽ dễ dàng được xử lý, đạt được kết quả tốt.
Kết luận
Như vậy, có thể thấy rằng để quản lý kho hàng hiệu quả, đội ngũ nhân viên cần phải trang bị đầy đủ các kỹ năng cần thiết. Một số kỹ năng quan trọng nhất bao gồm chăm sóc khách hàng, giao tiếp, lập sổ sách, quản lý hàng hóa, lập kế hoạch và làm việc nhóm.
Những kỹ năng này giúp nhân viên kho làm việc một cách khoa học, hiệu quả và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Đồng thời chúng cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị, ra quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp dựa trên những thông tin chính xác từ kho hàng.
Trên đây là những kỹ năng quản lý kho hàng cần thiết mà Bonded Warehouse Vietnam đã tổng hợp được, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình tìm kiếm!Mọi người hãy tham khảo các sản phẩm/dịch vụ về kho hàng và hãy liên hệ với Bonded Warehouse Vietnam để được tư vấn nhiệt tình nhé!
