Bạn đang gặp khó khăn khi sử dụng phần mềm Excel để quản lý kho hàng? Vậy thì hãy tham khảo các mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel mà Warehouse Việt Nam chia sẻ dưới đây! Hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ bạn thực hiện công việc dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
Contents
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Trước khi chia sẻ về các mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel, Warehouse sẽ giúp các bạn hiểu thế nào là kiểm kê hàng tồn kho.
Kiểm kê hàng tồn kho là một bước quan trọng khi quản lý . Đây là công việc định kỳ của kế toán. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ nắm được số lượng, tình hình chất lượng của hàng hóa tồn lại trong kho để đưa ra phương hướng giải quyết phù hợp. Khi xử lý hàng tồn kho đúng cách, doanh nghiệp của bạn sẽ tránh khỏi tình trạng tổn thất, hỗ trợ công việc kinh doanh hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để hỗ trợ công việc tốt hơn.
Mục đích của kiểm kê hàng tồn kho
4 mục đích chính của mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel bao gồm:
Tránh tổn thất, lãng phí về hàng hóa/nguyên vật liệu
Khâu kiểm kê hàng tồn kho không được thực hiện tốt sẽ dẫn tới việc hàng hóa/ nguyên vật liệu trong kho bị hỏng hóc, giảm chất lượng. Những sản phẩm không thể sử dụng được nữa buộc phải đem đi tiêu hủy. Lâu dần nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, kéo dài sẽ khiến doanh nghiệp bị tổn thất nặng nề.
Trái lại, nếu hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho được quản lý chặt chẽ, kiểm kê liên tục thì doanh nghiệp sẽ tránh được những tổn hại không đáng có. Từ đó, việc vận hành và quản lý doanh nghiệp trở nên đơn giản, dễ dàng hơn.
Xem thêm: Cách quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel hiệu quả
Tiết kiệm chi phí lưu kho cho doanh nghiệp của bạn
Nếu số lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp quá lớn, thì doanh nghiệp phải sử dụng thêm các thiết bị bảo quản, có thêm chi phí phát sinh. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chi trả nhiều hơn cho điện, nước, nhân công làm việc,… Vì lý do đó, doanh nghiệp cần phải kiểm soát số lượng hàng tồn kho kịp thời. Để giải quyết được hàng tồn kho, các bạn cần tìm những giải pháp xử lý nhanh chóng. Đặc biệt cần chú trọng xử lý những mặt hàng có giá trị cao và giảm tối thiểu mức thua lỗ.
Thuận tiện điều chỉnh lượng vốn lưu động cho doanh nghiệp
Nhập vào quá nhiều hàng hóa sẽ dẫn đến tồn kho lớn, gây lãng phí lượng vốn lưu động. Nhờ có báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo chu kỳ, người quản lý dễ dàng điều chỉnh việc nhập hàng hóa và dòng vốn lưu động sao cho kịp thời, hợp lý.
Mẫu kiểm kê kho hàng tồn kho Excel
Dưới đây là các mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel mà Warehouse Việt Nam đã tổng hợp được. Mời các bạn đọc cùng tham khảo để lựa chọn ra mẫu phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Xem thêm: 7 ứng dụng quản lý kho hàng trên điện thoại tốt nhất
Mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê
Mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê
- Bước 1: Vào phần mềm Excel và mở 1 file mới.
- Bước 2: Tạo bảng như mẫu trên. Ngoài ra, bạn có thể thêm các cột phù hợp với những yếu tố bạn cần báo cáo. Việc bổ sung các cột thông tin giúp cho bảng tính chi tiết hơn, từ đó đơn giản hóa việc đặt hàng và hạch toán của doanh nghiệp.
- Bước 3: Tạo công thức tại cột Giá trị kiểm kê: Đơn giá x Số lượng hàng còn = Giá trị kiểm kê
- Bước 4: Điền các thông tin cần thiết như tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng,… vào các cột tương ứng.
- Bước 5: Hoàn thành việc tính toán dựa trên công thức đã thiết lập cho hàng đầu tiên, bạn chỉ cần sao chép đến các hàng tiếp theo. Hệ thống sẽ tự động tính toán cho bạn, đưa ra kết quả nhanh chóng.
Chú ý, bạn nên xác định thời gian kiểm kê kho (theo ngày, theo tuần, theo tháng) và tạo bản sao của bảng danh sách mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel để sử dụng làm mẫu.
>> Tải mẫu danh sách hàng hóa kiểm kê tại đây
Bảng giá vốn hàng bán (COGS)
Khi hoàn thành xong bảng danh sách hàng kiểm kê, bạn cần tính toán sự thay đổi của hàng tồn so với kỳ trước. Tiếp đến, bạn thực hiện một bước điều chỉnh vào hệ thống kế toán để cung cấp các con số Giá vốn hàng bán (COGS) chính xác.
Công thức tính COGS:
COGS = (Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng mua bổ sung trong kỳ) – Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ
>> Tải mẫu bảng giá vốn hàng bán tại đây
Bảng báo cáo sử dụng nguyên liệu
Báo cáo sử dụng nguyên liệu giúp doanh nghiệp nắm bắt được việc sử dụng nguyên liệu như thế nào, số lượng hàng tồn ra sao. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh số lượng hàng nhập vào trong tương lai.
Báo cáo kiểm kê kho chi tiết
Nhờ việc sử dụng mẫu kiểm kê hàng tồn kho excel chi tiết, doanh nghiệp sẽ kịp thời điều chỉnh phương pháp xử lý hàng tồn kho, và đặt/sản xuất hàng hóa với số lượng phù hợp, tránh tình tồn hàng quá nhiều và gây ra thua lỗ.
>> Tải mẫu báo cáo kiểm kê kho chi tiết tại đây
Mẫu báo cáo kiểm kê kho chi tiết
Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức
Bảng chi phí nguyên vật liệu theo công thức hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt được chi phí của từng nguyên vật liệu, cắt giảm những chi phí thừa, không cần thiết. Nhờ có bảng này, việc kiểm soát tình hình nguyên vật liệu sử dụng sẽ dễ dàng hơn, tránh được thất thoát hàng hóa.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư tốt, giá rẻ
Mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel Thông tư 133
Mẫu Biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel theo Thông tư 133 ban hành năm 2016
Mẫu Biên bản kiểm kê hàng tồn kho Excel theo Thông Tư 133 gồm có những thông tin sau:
- Tên và địa chỉ của đơn vị
- Thời điểm kiểm kê: điền rõ giờ giấc, ngày, tháng, năm thực hiện việc kiểm kê
- Ban kiểm kê: Tên người kiểm kê, chức vụ, đại diện,…
- Bảng kiểm kê gồm các cột: STT, Tên, Nhãn hiệu, Quy cách vật tư, Dụng cụ; Mã số; Đơn vị tính; Đơn giá; Theo sổ kế toán; Theo kiểm kê (Số lượng, Thành tiền); Chênh lệch (Thừa, Thiếu); Phẩm chất (Còn tốt 100%, Kém chất lượng, Mất phẩm chất),…. Bạn cần điền chính xác và đầy đủ các thông tin này để báo cáo được chi tiết, phục vụ cho công đoạn đặt hàng trong tương lai.
- Ngày tháng năm làm biên bản
- Giám đốc (ý kiến giải quyết số chênh lệch); Kế toán trưởng; Thủ kho; Trưởng ban kiểm kê: Ký và ghi rõ họ tên
Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho trên điện thoại tốt nhất
Mẫu 05-VT theo Thông Tư 200 Excel
Mẫu Biên bản Kiểm kê hàng tồn kho excel theo Thông tư 200 ban hành năm 2014
Những thông tin cần cung cấp trong Biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho excel theo Thông tư 200 tương đồng với Biên bản theo Thông tư 133 nói trên. Có 1 điểm khác biệt là:
- Biên bản theo Thông tư 133: yêu cầu nêu rõ địa chỉ của đơn vị.
- Biên bản theo Thông tư 200: yêu cầu nêu rõ bộ phận của đơn vị.
Cả 2 mẫu Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ở trên đều nhằm mục đích xác định số lượng, chất lượng và giá trị của vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá có ở kho tại thời điểm thực hiện kiểm kê. Biên bản này để làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý. Nhờ đó, doanh nghiệp nắm bắt được sản phẩm nào thừa, sản phẩm nào thiếu và ghi sổ kế toán. Nếu tình trạng hàng thừa nhiều thì phải tìm giải pháp giải quyết, thiếu hàng thì cần đặt thêm cho đủ số lượng.
Như vậy, trong bài viết này, Warehouse Việt Nam đã tổng hợp được một số mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel. Hy vọng các bạn có thể lựa chọn được mẫu bảng phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Mọi người hãy tham khảo các dịch vụ/sản phẩm liên quan đến kho hàng và liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé!
