Mẫu phiếu xuất kho kiêm bảo hành hiện được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng trong hoạt động vận chuyển hàng hoá. Vậy mẫu phiếu này là gì và có vai trò như thế nào? Những thông tin trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời những thắc mắc liên quan đến loại chứng từ này.
Contents
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành là gì?
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành là một loại biểu mẫu vừa dùng để ghi nhận các hoạt động của từng loại hàng hóa, dụng cụ, nguyên vật liệu, sản phẩm,… từ kho hàng của doanh nghiệp vừa làm căn cứ để bảo hành các sản phẩm đó.
Vai trò của phiếu xuất kho kiêm bảo hành là dùng để theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, sản phẩm,… cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, đồng thời làm căn cứ để bảo hành các sản phẩm đó. Thông qua loại phiếu này, doanh nghiệp có thể dễ dàng hạch toán được chi phí sản xuất hay tính giá thành của sản phẩm, dịch vụ.
Để được sử dụng phiếu xuất kho kiêm bảo hành hàng hóa thì doanh nghiệp cần đăng ký phát hành, quản lý và báo cáo tình trạng sử dụng cho cơ quan thuế.
Phiếu xuất kho kiêm bảo hành giúp quản lý hàng tồn và bảo hành sản phẩm
Quy định sử dụng phiếu xuất kho kiêm bảo hành
Căn cứ vào Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc sử dụng phiếu xuất kho thì các doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu phiếu xuất kho kiêm bảo hành theo các cách sau:
- Dùng hoá đơn GTGT để kê khai nộp thuế ở mỗi khâu khác nhau.
- Dùng phiếu xuất kho kiêm bảo hành để xuất hàng cho đơn vị đại lý theo Lệnh điều động của nội bộ.
Ngoài ra, căn cứ theo Khoản 1 và Khoản 2 Điều 9 thông tư số 39/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp trước khi sử dụng hoá đơn để kinh doanh buôn bán hàng hoá, thì cần phải lập và gửi hoá đơn mẫu cho cơ quan thuế. Trừ các trường hợp hoá đơn của doanh nghiệp được mua và cấp tại cơ quan thuế.
Khi làm mất mẫu phiếu xuất kho kiêm bảo hành, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các mức phạt như sau:
- Xử phạt theo quy định về xử phạt hành chính trong khu vực kế toán, căn cứ theo Điều 12 Nghị định số 105/2013/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp làm mất mát tài liệu trong thời gian lưu trữ có thể bị cảnh cáo hoặc bị phạt tiền từ 500.000đ – 1.000.000đ
- Mức xử phạt theo quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực hóa đơn căn cứ theo Điểm g – Khoản 4 – Điều 3 Nghị định 49/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 4.000.000đ – 8.000.000đ.
Doanh nghiệp cần đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng phiếu xuất kho
Thông tin trên phiếu xuất kho kiêm bảo hành
Quy trình để hoàn thiện một phiếu xuất kho kiêm bảo hành bao gồm các thao lập phiếu và chờ duyệt từ kế toán trưởng và ban lãnh đạo, sau đó là giao cho người lập phiếu đưa đến thủ kho để nhận hàng hóa, vật tư, sản phẩm,… dựa trên các chi tiết được đề cập trong phiếu xuất kho. Chính vì thế, mẫu phiếu xuất kho kiêm bảo hành này cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung dưới đây:
- Họ và tên người xuất, tên bộ phận và tên đơn vị xuất kho
- Họ và tên người nhận, tên đơn vị nhận hàng
- Tên nhãn hiệu theo đúng quy cách của sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, đơn giá của sản phẩm
- Ngày lập phiếu, lý do xuất kho, mã số phiếu xuất kho
- Tên người vận chuyển và phương tiện vận chuyển hàng hóa
- Những thông tin khác
Nhằm đảm bảo tính chặt chẽ thì trên phiếu xuất kho kiêm bảo hành sẽ thường có 3 liên, mỗi liên được giao cho các đơn vị riêng như: Bộ phận lập phiếu, thủ kho và bên nhận hàng. Đồng thời trên phiếu cũng cần có chữ ký của các bộ phận liên quan như người lập phiếu, thủ kho, giám đốc và người nhận.
Thông tin trên phiếu xuất kho cần được thể hiện chính xác, rõ ràng
Tại sao cần phiếu xuất kho kiêm bảo hành?
Lập phiếu xuất kho kiêm bảo hành được xem là thao tác rất quan trọng trong việc xử lý sản phẩm, hàng hóa, vật tư, công cụ,… được tiêu thụ trong kho hàng của doanh nghiệp. Đây chính là cơ sở để bảo hành hàng hóa, theo dõi chặt chẽ số lượng tồn kho và giúp doanh nghiệp tính toán các chi phí sản xuất.
Khi đã xác định được số lượng tồn kho, doanh nghiệp có thể dễ dàng tính được mức tiêu hao vật tư để có thể đánh giá chất lượng, hiệu quả làm việc và điều chỉnh mức độ xuất – nhập hàng hóa.
Trên đây là một số thông tin về phiếu xuất kho kiêm bảo hành mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các doanh nghiệp. Theo đó, các tổ chức hay doanh nghiệp đều cần lưu ý về tiêu thức, nội dung và các trường hợp được phép sử dụng loại chứng từ này để có thể sử dụng theo đúng quy định của pháp luật khi vận chuyển hàng hóa.
Nếu bạn cần được tư vấn kỹ hơn, hãy liên hệ với Warehouse để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất nhé.
