Để việc quản lý kho được dễ dàng và hiệu quả nhất thì các doanh nghiệp cần phải tiến hành đề ra một bản nội quy kho lưu trữ. Với nội quy này, mọi hoạt động diễn ra trong kho sẽ được thực hiện theo khuôn khổ nhất định. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn mẫu nội quy kho lưu trữ mới nhất dành cho doanh nghiệp.
Nội quy kho lưu trữ là gì?
Nội quy kho lưu trữ
Nội quy kho lưu trữ gồm có các quy tắc, quy định được đưa ra để chỉ đạo nhân viên kho, bộ phận nhân viên có liên quan đến kho hàng phải tuân thủ và thực hiện theo. Việc áp dụng những nội quy kho lưu trữ không chỉ tạo ra tính kỷ luật mà còn giúp cho các hoạt động của nhà kho nói riêng, hoạt động của công ty nói chung được diễn ra đúng quy củ, suôn sẻ và có hệ thống. Nội quy kho lưu trữ cũng được sử dụng nhiều tại các đơn vị cho thuê kho hàng.
Ưu điểm của nội quy kho lưu trữ
Nội quy kho lưu trữ có ảnh hưởng lớn đến việc duy trì sự quy củ, đảm bảo sự an toàn và góp phần to lớn vào quá trình sản xuất và kinh doanh của các doanh nghiệp. Sau đây là những ưu điểm nổi trội khi sử dụng nội quy kho lưu trữ cơ quan.
- Giải phóng diện tích: việc áp dụng các nội quy kho lưu trữ tài liệu giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân giải phóng không gian lưu trữ một cách hiệu quả và tăng diện tích để có thể tập trung vào các mục đích khác như nâng cao hiệu quả sản xuất hay kinh doanh.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: nhờ có nội quy kho lưu trữ hồ sơ mà việc sắp xếp, trích xuất, quản lý, tìm kiếm và sử dụng các tài liệu lưu trữ được diễn ra nhanh chóng và đúng yêu cầu.
- Bảo đảm an toàn, tăng tính bảo mật và dễ dàng truy xuất: nội quy kho lưu trữ sẽ giúp quản lý hệ thống được chi tiết rõ ràng giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tìm được các tài liệu, mặt hàng dễ dàng mà không sợ mối mọt, nấm mốc, hư hỏng hay thất lạc những hàng hóa quan trọng.
Xem thêm: Mẫu File quản lý kho vật tư bằng Excel mới nhất
Mẫu nội quy kho lưu trữ
Bạn đang sở hữu một kho hàng và muốn lập nên các quy tắc hoạt động của công ty. Hãy tham khảo ngay các mẫu dưới đây và chỉnh sửa, bổ sung các nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn để có một bản nội quy ra vào kho lưu trữ hoàn chỉnh nhất nhé.
Nội quy kho lưu trữ giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả hơn
Mẫu nội quy kho lưu trữ dành cho nhân viên làm việc tại kho:
Về tác phong
- Nhân viên phải mặc đồng phục và đi giày, mang đồ bảo hộ lao động và thẻ kho theo đúng quy định.
- Chấp hành đúng thời gian làm việc quy định của công ty.
- Trường hợp xin nghỉ phép, đi muộn, về sớm hoặc tăng ca đều phải báo cáo và được sự đồng ý của cấp trên.
- Thái độ cư xử với khách hàng phải nhã nhặn, lịch sự và tôn trọng.
- Không tổ chức tụ tập ăn chơi như: cờ bạc, uống rượu,… hoặc làm các công việc khác gây xao nhãng trong giờ làm việc.
Xem thêm: Cho thuê kho Hà Nội giá rẻ, uy tín
Về quy trình xuất – nhập hàng
- Áp dụng theo quy trình quản lý kho hàng đã thống nhất
- Kiểm kê kỹ lưỡng hàng hóa của khách hàng trước khi xuất hoặc nhập kho. Nếu phát hiện hàng hóa bị lỗi, thiếu sót, hư hỏng, mất mát hay dư thừa cần phải lập biên bản ngay và báo cáo cho bộ phận phụ trách hoặc người quản lý.
- Tất cả các chứng từ giao nhận, phiếu xuất nhập hàng đều phải có đầy đủ chi tiết các thông tin và chữ ký của các bên chịu trách nhiệm, bộ phận kho lưu trữ giữ lại một liên.
Về an toàn kho và hàng hóa trong kho
- Mọi đồ đạc tư trang của nhân viên phải để đúng nơi quy định và tuyệt đối không được mang vào khu vực kho chứa hàng.
- Tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy. Không hút thuốc, nấu nướng hoặc mang các đồ vật dễ cháy nổ vào kho. Mọi hoạt động thi công liên quan tới lửa phải được tiến hành trong các khu vực được quy định với sự giám sát của người quản lý và có thiết bị chữa cháy tại chỗ.
- Không thay đổi vị trí, mang hàng ra khỏi kho khi không có sự chỉ đạo của thủ kho hoặc ban lãnh đạo.
Xem thêm: Thuê kho mini HCM: chi phí rẻ và các đơn vị uy tín nhất
Về việc sử dụng, bảo quản tài sản kho
- Nhân viên phải có ý thức bảo vệ tài sản, hàng hóa của công ty. Khi phát hiện các nguy cơ rủi ro có khả năng gây hại đối với hàng hóa cần báo lại ngay cho ban quản lý.
- Chỉ bật đèn chiếu sáng ở khu vực nào cần chiếu sáng, khi không sử dụng cần tắt ngay để tiết kiệm điện.
- Xe nâng điện luôn cần sạc pin đầy đủ, tránh trường hợp hết pin xảy ra khi đang sử dụng.
- Nhân viên kho có trách nhiệm kiểm tra kho và tắt các thiết bị điện không cần thiết trước khi ra về.
Về vệ sinh kho
- Văn phòng kho cần thường xuyên được quét dọn gọn gàng, sạch sẽ
- Giữ gìn vệ sinh kho sạch gọn, không xả rác hay để đồ đạc lung tung.
- Quét dọn và lau sàn kho 2 tuần/ lần.
Xem thêm: Dịch vụ thuê kho mini Hà Nội: Ưu điểm và chi phí
Mẫu nội quy ra vào kho lưu trữ dành cho người ngoài công ty:
- Người không có phận sự, không được phép tự do ra vào kho lưu trữ.
- Khách hàng không được tự ý ra vào các khu vực kho lưu trữ mà không có sự hướng dẫn và giám sát của nhân viên kho.
- Khách hàng có nhu cầu muốn đến kho tham quan hoặc thực hiện giao dịch thì phải liên hệ trước với bộ phận kinh doanh hay người quản lý trực tiếp và được sự chấp thuận của Ban giám đốc.
- Trong chuyến tham quan kho hàng, khách phải tuân theo sự hướng dẫn của người quản lý kho hoặc người được ủy quyền, giữ im lặng trong kho, không được tự ý quay phim chụp hình khi chưa được cho phép.
- Khi đến nhập hoặc xuất hàng hóa, khách hàng vui lòng xuất trình giấy tờ tùy thân, hóa đơn, chứng từ,… và thực hiện theo hướng dẫn của người quản lý kho hoặc người chịu trách nhiệm tại kho.
- Khách hàng đến kho phải tuân thủ các quy định an toàn về phòng chống cháy nổ, an toàn lao động cùng các quy chế quản lý kho hàng của công ty.
Như vậy, qua việc gợi ý mẫu nội quy kho lưu trữ, mong rằng bài viết trên của Warehouse đã giúp các bạn lựa chọn được mẫu nội quy phù hợp với doanh nghiệp của mình để có thể dễ dàng hơn trong các việc quản lý các hoạt động liên quan đến kho hàng.
Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về những vấn đề có liên quan tới kho hàng, hãy liên hệ với Warehouse để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất nhé.
