Phần mềm SAP quản lý kho được biết đến như là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chuyên nghiệp, uy tín nhất hiện nay. Vậy phần mềm SAP là gì và có những đặc điểm nổi trội nào? Mời bạn cùng Warehouse tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.
Contents
Phần mềm SAP quản lý kho là gì?
Quản lý đa nhiệm chính là yêu cầu hàng đầu của các doanh nghiệp trong thời đại mới. Theo đó, các doanh nghiệp nếu có nhu cầu quản trị các phòng ban một cách toàn diện thì nên cân nhắc và lựa chọn đầu tư giải pháp phần mềm SAP quản lý kho hàng.
SAP là phần mềm chuyên cung cấp hàng loạt các kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp và nhiều ứng dụng bao gồm: Quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm, quản lý quan hệ khách hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Bên cạnh đó, SAP cũng cung cấp các phần mềm quản lý kho và các tùy biến đối với các đối tác của phần mềm này.
SAP – phần mềm quản lý kho hàng được ưa chuộng trên toàn thế giới
Chức năng của phần mềm SAP quản lý kho
Hệ thống phần mềm SAP quản lý kho là một trong những hệ thống quản lý doanh nghiệp được tin dùng hàng đầu trên thế giới. Lý do khiến phần mềm này trở nên phổ biến rộng rãi như vậy là do nó có khả năng tích hợp gần như toàn bộ quy trình nghiệp vụ quản lý của doanh nghiệp vào trong một nền tảng. Dưới đây là một số chức năng mà phần mềm SAP có thể thực hiện hiệu quả.
Quản lý mua – bán hàng
Phần mềm SAP được ứng dụng vô cùng rộng rãi trong việc quản lý mua – bán hàng hóa. Phần mềm này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các đơn đặt hàng, quy trình vận chuyển, khâu thanh toán và số lượng hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ mọi quy trình mua hàng.
Bên cạnh đó, phần mềm SAP quản lý kho còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý bán hàng một cách hiệu quả. Lý do là bởi phần mềm này có thể theo dõi chặt chẽ mọi số liệu về doanh thu, dự báo lợi nhuận,… Thông qua đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích và tìm ra các cơ hội tiềm năng thông qua các chỉ số báo cáo được cập nhật trên phần mềm.
Ngoài ra, phần mềm SAP quản lý kho còn hỗ trợ doanh nghiệp các hợp đồng về dịch vụ, quản lý cuộc gọi, quản lý mối quan hệ và tất cả các hoạt động tương tác với khách hàng. Nhờ vậy mà doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được mong muốn của khách, từ đó đưa ra chiến lược bán hàng tối ưu, hiệu quả.
Xem thêm: File Excel quản lý kho đơn giản, miễn phí
Quản lý kho
Phần mềm SAP quản lý kho cho phép doanh nghiệp quản lý số lượng hàng còn tồn kho, quản lý xuất nhập kho và các chính sách về giá… vô cùng hiệu quả. Ngoài ra, SAP còn có thể dự đoán nhu cầu thông qua các chỉ số dự báo có sẵn. Đồng thời, phần mềm này còn có sự kết hợp chặt chẽ việc quản lý kho với việc đặt hàng và bán hàng.
SAP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách chính xác, hiệu quả
Quản lý tài chính
Bên cạnh các chức năng đã kể trên thì phần mềm SAP quản lý kho còn có khả năng quản lý các hoạt động tài chính kế toán một cách nhanh chóng, tiện lợi. Đồng thời, thông qua các hoạt động trên thì SAP cũng cung cấp các báo cáo giúp doanh nghiệp nắm được cụ thể tình hình tài chính của mình.
Xem thêm: Top 8 phần mềm quản lý kho miễn phí đơn giản, dễ dùng
Lợi ích của phần mềm SAP quản lý kho
Phần mềm SAP quản lý kho ngày càng chiếm được sự tin tưởng từ các doanh nghiệp đa quốc gia bởi nó mang đến những lợi ích tuyệt vời như:
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc kiểm soát hàng tồn, đảm bảo rằng số lượng hàng lưu kho luôn trong trạng thái ít nhất.
- Rút ngắn thời gian quản lý và hỗ trợ cải thiện kinh doanh hiệu quả.
- Tự động đưa ra yêu cầu bổ sung hàng hóa khi kho hết hàng.
- Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc dự đoán lượng hàng bán ra và dự kiến nhập hàng.
- Giúp doanh nghiệp tối ưu hoá các tiến trình, từ đó cải thiện hiệu quả làm việc.
- Các công việc như quản lý xuất, nhập hay tồn kho đều được xử lý bằng mã vạch.
- Cho phép doanh nghiệp có thể xem lượng hàng tồn kho chính xác ngay trên điện thoại di động.
- Liên kết trực tiếp các khối công việc giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát kho hơn so với quy trình thủ công.
- Mọi thông tin về hàng hóa trong kho đều được SAP cập nhật chi tiết, đầy đủ, SAP xếp thông tin có trật tự nên rất dễ tìm kiếm.
- Người dùng có thể dễ dàng quản lý kho với các danh mục: Thông tin chung của hàng hóa, chi tiết đơn hàng và hóa đơn chứng từ đi kèm.
- Người dùng có thể dự do phân loại, phân nhóm hàng hóa theo ý muốn.
- Giúp người dùng dễ dàng quy đổi đơn vị tính, hỗ trợ đo đếm hàng hóa một cách chính xác trong thời gian ngắn.
- Mọi thông tin về xuất, nhập hàng hóa đều được lưu trữ lâu dài trên hệ thống quản lý kho SAP.
Thông qua các lợi ích kể trên, có thể thấy rằng phần mềm SAP quản lý kho cực kỳ hữu ích trong việc kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng từ nhà cung cấp cho đến nhà kho. Ngoài ra, phần mềm này cũng bao quát mọi thông tin về khách hàng và cả việc xử lý trả hàng.
Xem thêm: Mẫu bảng kê hàng nhập kho excel đơn giản, hiệu quả
Mặc dù SAP không phải là một phần mềm quản lý kho miễn phí nhưng việc đầu tư cho hệ thống này là vô cùng xứng đáng vì doanh nghiệp có thể nhận được rất nhiều lợi ích. Đồng thời, SAP còn giúp doanh nghiệp khắc phục được những khó khăn còn tồn đọng trong quá trình quản lý kho.
Không những thế, khi sử dụng phần mềm quản lý kho SAP thì doanh nghiệp còn có thể lên kế hoạch và kiểm soát mọi thứ theo đúng quy trình đã đề ra, từ đó giúp hoạt động mua bán, trao đổi thông tin của cả chuỗi cung ứng luôn được vận hành ổn định.
Việc sử dụng SAP sẽ đem đến nhiều lợi ích bất ngờ cho doanh nghiệp
Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho
Hướng dẫn sử dụng phần mềm SAP quản lý kho dưới đây sẽ giúp bạn nhanh chóng làm quen với hệ thống này.
Kiểm tra tồn kho
Để kiểm tra số lượng hàng tồn kho trong phần mềm SAP quản lý kho, đầu tiên bạn cần truy cập vào Main Menu, chọn Inventory rồi đến Item Master Data.
Tại trường Item No., bạn cần nhấn Tab và tìm kiếm mặt hàng cần kiểm tra trong List of Item. Sau đó bạn chỉ cần chọn sang tab Inventory Data để kiểm tra tồn kho của mặt hàng. Ở đây bạn sẽ kiểm tra được một số thông tin về hàng hóa như: In stock, Committed, Ordered.
Xem thêm: 5 Mẫu kiểm kê hàng tồn kho Excel đơn giản, hiệu quả
Thao tác kiểm tra tồn kho trong phần mềm SAP
Good Receipt – Nghiệp vụ điều chỉnh tăng kho
Để điều chỉnh tăng kho, đầu tiên bạn cần truy cập vào Main Menu, chọn Inventory -> Inventory Transactions và cuối cùng là Goods Receipt. Sau đó, bạn chỉ cần điền thêm các thông tin cần thiết và nhập đơn giá tại trường Unit Price.
Thao tác điều chỉnh tăng kho 1
Tiếp đến, chọn tài khoản đối ứng tăng bằng cách nhấn con trỏ chuột vào ô Inventory Offset – Increase Account rồi nhấn Tab.
Thao tác điều chỉnh tăng kho 2
Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, bạn cần kiểm tra lại sự thay đổi của mặt hàng trong kho bằng cách truy cập vào Main Menu, chọn Inventory rồi nhấn vào Item Master Data. Sau đó, bạn chỉ cần nhấn vào tab Inventory Data của mặt hàng cần kiểm tra là đã có thể xem được sự thay đổi của mặt hàng.
Thao tác kiểm tra sự thay đổi của mặt hàng thông qua SAP
Good Issue – Nghiệp vụ điều chỉnh giảm kho
Để thực hiện điều chỉnh giảm kho trong phần mềm SAP quản lý kho, bạn hãy truy cập vào mục Main Menu, chọn Inventory -> Inventory Transactions -> Goods Issue và chọn mã hàng cần giảm. Tiếp đến, bạn cần điền những thông tin như ở nghiệp vụ tăng kho.
Ở ví dụ này, khi vào mục Master Data để kiểm tra thì bạn có thể dễ dàng thấy được số lượng Available đã giảm xuống còn 1061 đơn vị và In Stock cũng đã giảm còn 61 đơn vị.
Thao tác điều chỉnh giảm kho bằng phần mềm SAP
Inventory Transfer – Nghiệp vụ điều chỉnh chuyển kho
Để điều chỉnh chuyển kho, đầu tiên bạn cần vào mục Main Menu, chọn Inventory -> Inventory Transactions và cuối cùng là Inventory Transfer.
- Nếu muốn chuyển hàng hóa từ kho A sang kho B thì bạn chỉ cần điền thông tin 1 lần.
- Nếu chuyển từ kho A sang kho B và kho C thì người dùng có thể sử dụng 2 dòng Item No. cho cùng 1 thành phẩm.
Thao tác điều chỉnh chuyển kho 1
Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ chuyển kho nội bộ này, bạn hãy tham khảo ví dụ dưới đây. Đây là trường hợp di chuyển Product 1 từ Kho 1 sang Kho 2 số lượng 20 đơn vị và chuyển từ kho 1 sang kho 4 số lượng 10 đơn vị.
Trong đó: Item No. là mã hàng hóa; Item Description là tên hàng hóa; To Warehouse là kho đến và From Warehouse là kho đi.
Thao tác điều chỉnh chuyển kho 2
Khi truy cập vào Item Master Data để kiểm tra thông tin của mã hàng thì bạn có thể dễ dàng nhận thấy:
- In Stock của Kho 1 đã giảm từ 61 xuống còn 31 đơn vị.
- In Stock của Kho 2 đã tăng từ 0 thành 20 đơn vị.
- In Stock của Kho 3 đã tăng từ 0 thành 10 đơn vị.
Thao tác điều chỉnh chuyển kho 3
Để giải thích cho các số liệu trên đây, chúng ta hãy cùng thực hiện các phép tính:
- Điều chỉnh tăng kho với số lượng 110 đơn vị sẽ được tính bằng công thức Warehouse 1: In Stock = 1 + 110 = 111
- Điều chỉnh giảm kho với số lượng 50 đơn vị được tính theo công thức Warehouse 1: In Stock = 111 – 50 = 61
- Với số lượng hàng hóa trong Kho đi là 30 đơn vị và Kho đến là 30 đơn vị thì thao tác điều chỉnh chuyển kho sẽ được tính theo các công thức:
- Warehouse 1: In Stock = 61 – 30 = 31
- Warehouse 2: In Stock = 0 + 20 = 20
- Warehouse 4: In Stock = 0 + 10 = 10
Như vậy, bài viết đã cung cấp đầy đủ những thông tin về phần mềm sap quản lý kho. Để biết thêm chi tiết về phần mềm này, bạn có thể liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình trong thời gian sớm nhất nhé.
