Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch hiện được ứng dụng khá phổ biến trong các kho hàng, mang đến giải pháp kiểm soát hàng hóa tối ưu cho doanh nghiệp. Vậy quản lý kho bằng mã vạch là gì và ưu điểm của chúng như thế nào? Hãy cùng Warehouse tìm hiểu kỹ hơn qua nội dung bài viết dưới đây.
Contents
Quản lý kho bằng mã vạch là gì?
Quản lý kho hàng bằng mã vạch là việc kiểm tra hàng tồn kho dựa trên thao tác quét mã vạch sản phẩm khi nhập, xuất hoặc bán ra. Để có thể nhận dạng dữ liệu một sản phẩm, bạn cần tạo ra một mã số cho mặt hàng đó. Tiếp đến, đoạn mã đó cần được chuyển sang dạng mã vạch để các thiết bị quét mã có thể đọc và hiểu được. Quản lý kho bằng mã vạch cũng được các đơn vị cho thuê kho hàng sử dụng khá phổ biến.
Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch nay đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng
Ưu điểm của quản lý kho bằng mã vạch
Ứng dụng quản lý kho bằng mã vạch mang đến cho các doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, trong đó phải kể đến:
Hàng tồn kho được cập nhật liên tục một cách chính xác
Hàng tồn kho sẽ được cập nhật liên tục trên phần mềm quét mã vạch. Nhân viên của cửa hàng chỉ cần nhập mã hàng lên phần mềm rồi dùng máy quét quét sản phẩm. Sau thao tác trên, toàn bộ hàng hóa sẽ được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực phát sinh tại các nghiệp vụ tại cửa hàng.
Tránh tình trạng thất thoát và gian lận hàng hóa
Với phương pháp kiểm kho thủ công, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thất thoát hàng hóa, sai lệch nếu thao tác kiểm tra không được thực hiện kỹ càng. Tuy nhiên, khi quản lý kho bằng mã vạch, doanh nghiệp có thể đảm bảo số lượng hàng hóa luôn được cập nhật chính xác, liên tục, giảm thiểu được hành vi gian lận của nhân viên bán hàng.
Xem thêm: RFID trong quản lý kho: Ưu điểm và Ứng Dụng
Quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp tránh thất thoát hàng hóa hiệu quả
Cho phép xem báo cáo hàng tồn mọi lúc, mọi nơi
Với phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch, người quản lý có thể dễ dàng xem được lượng hàng hóa tồn kho thông qua báo cáo trên phần mềm. Chỉ cần có chiếc điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính, laptop,… có kết nối mạng là chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng cập nhật hàng hóa trong kho và bổ sung thêm hàng hóa từ xa mà không cần tới trực tiếp cửa hàng.
Giảm thiểu các rủi ro, áp ứng nhanh chóng nhu cầu đơn hàng
Hệ thống quản lý kho hàng bằng mã vạch này giúp cho chủ kinh doanh, người quản lý hoặc thu ngân có thể thao tác và thực hiện đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Với công nghệ hiện đại, hệ thống có thể giảm thiểu được các rủi ro như tính thiếu hàng, tính sai đơn,… gây ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu của cửa hàng.
Các thao tác để quản lý kho bằng mã vạch rất dễ thực hiện
Xuất nhập hàng chuẩn xác hơn
Nếu như trước đây người quản lý phải tốn khá nhiều thời gian cho việc kiểm kho thì nay chỉ cần tạo mã vạch quản lý kho là đã có ngay mọi thông tin về hàng hóa như chủng loại, số lượng, màu sắc, kích cỡ… mà không bị sai sót. Hiện tượng sai sót chỉ có thể xảy ra khi bạn bỏ sót mã chưa quét hoặc quét một mã nhiều lần.
Xem thêm: Kho bãi trong logistic là gì? Vai trò và chức năng
Phương án quản lý kho bằng mã vạch
Thông thường, người ta sẽ áp dụng các cách quản lý kho bằng mã vạch như sau:
Phương án 1: Mỗi sản phẩm sẽ được tạo mỗi loại mã vạch khác nhau.
Với phương án này, mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô và mỗi sản phẩm trong loại đó sẽ mang số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này tuy sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý nhưng lại rất dễ truy tìm nguồn gốc sản phẩm một cách chính xác khi có nhu cầu.
Các phương án quản lý kho bằng mã vạch sẽ sở hữu những ưu – nhược điểm riêng
Phương án 2: Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ được tạo mã vạch giống nhau
Với phương án này, mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và các loại sản phẩm. Theo đó, chủ kinh doanh vẫn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin của sản phẩm nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng xuất cho hai khách hàng khác nhau hoặc không xuất hết thì không thể phân biệt được sản phẩm đã được phân phối cho khách hàng nào.
Quy trình quản lý kho bằng mã vạch
Ngoài việc tạo mã vạch quản lý kho thì nhân viên kho cần nắm rõ quy trình quản lý sau để đảm bảo xuất nhập hàng được hiệu quả.
Xem thêm: Fulfillment là gì? Ưu Điểm, Nhược Điểm, Quy Trình
Quy trình nhập kho
Đối với những doanh nghiệp sản xuất, hàng hóa sau khi sản xuất xong sẽ được dán mã và nhập kho. Trường hợp đối với doanh nghiệp thương mại thì mã hàng sẽ được nhà sản xuất cung cấp và không cần phải tạo lại mã mới.
Sau khi nhận hàng, nhân viên sẽ dùng máy đọc đọc mã vạch trên sản phẩm. Những thông tin này sẽ tự động cập nhật trên hệ thống để tạo phiếu nhập kho với các dữ liệu như: Tên người nhập, ngày nhập, tên mặt hàng, số lượng, hạn sử dụng,… Sau quá trình này, sản phẩm sẽ được theo dõi và kiểm kê dựa trên mã vạch riêng.
Nhân viên kho cần kiểm tra hàng hóa kỹ càng khi tiến hành nhập kho
Quy trình xuất kho
Tương tự như quy trình nhập kho, xuất kho cũng sẽ được thao tác dựa trên việc quét mã vạch. Nếu như trước khi doanh nghiệp muốn xuất đi một lô hàng thì nhân viên phải tốn nhiều thời gian để kiểm tra từng sản phẩm, từng lô hàng khác nhau thì nay chỉ cần dùng máy quét để tạo đơn hàng xuất.
Khi xuất kho, các thông tin về lô hàng như ngày xuất, tên khách hàng, mã đơn đặt hàng,…đều sẽ được ghi nhận vào hệ thống nên doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý kho cực kỳ dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Xem thêm: Dịch vụ kho bãi là gì? Vai trò và phân loại
Quy trình kiểm kê kho
Để hạn chế tình trạng sai sót, hỏng hóc trong quá trình vận chuyển và bảo quản thì nhân viên kho cần phải thực hiện thêm công tác kiểm tra trực tiếp thông qua hệ thống quản lý kho bằng mã vạch.
- Bước 1: Dùng máy quét mã vạch đọc tất cả các lô hàng hiện có trong kho rồi kết nối với dữ liệu trên hệ thống.
- Bước 2: Đối chiếu tên mặt hàng, số lượng, thông tin xuất – nhập của mỗi đợt, xem lượng hàng còn lại có trùng khớp với nhau hay không. Nếu có sự chênh lệch thì cần nhanh chóng điều chỉnh thông tin và tìm ra nguyên nhân rồi báo cáo với cấp trên để có phương án xử lý phù hợp.
Quy trình kiểm kê hàng hóa sẽ đơn giản hơn với hệ thống quản lý kho bằng mã vạch
Quy trình kiểm tra nguồn gốc của sản phẩm
Trong trường hợp lô hàng bị lỗi hay gặp sự cố sau khi xuất cho khách hàng thì doanh nghiệp có thể truy tìm thông tin về sản phẩm này thông qua mã vạch được dán trên sản phẩm.
Việc tìm kiếm thông tin có thể được thực hiện với máy quét mã vạch hoặc bằng cách nhập tay mã số của sản phẩm. Sau khi nhập vào Module thì tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm đều sẽ được hiển thị giúp công ty có những thông tin chính xác về sản phẩm, từ đó đưa ra phương án giải quyết vấn đề một cách tối ưu.
Trên đây là một số thông tin về quản lý kho bằng mã vạch mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Để được tư vấn kỹ hơn, hãy liên hệ ngay đến Warehouse để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất nhé.
