Quản lý kho hàng là gì? Các cách quản lý kho hàng hiệu quả 

Bạn là chủ doanh nghiệp và chưa tìm được cách quản lý kho hàng sao cho hiệu quả? Kho hàng của bạn thường xuyên xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa hoặc hàng tồn quá nhiều,…? Vậy thì ngay trong bài viết này, Warehouse Việt Nam sẽ gợi ý cho các bạn một số bí quyết quản lý tuyệt vời để giải quyết những “rắc rối” bạn đang gặp phải.

Quản lý kho hàng là gì?

Các bạn cần tìm được cách quản lý kho hàng phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp của mình. Bởi kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là nơi tập kết và lưu trữ hàng hóa với số lượng vô cùng lớn, có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn loại. Với số lượng sản phẩm nhiều như vậy, nếu không tìm được cách quản lý sẽ dẫn tới nhiều hậu quả xấu: thất thoát hàng hóa, chất lượng vật tư giảm sút, tốn kém chi phí…

Vậy thế nào là quản lý kho hàng? Quản lý kho hàng là tổ chức, sắp xếp các hàng hóa theo từng khu riêng biệt, thuận lợi cho công việc kiểm kê. Không chỉ vậy, bạn còn phải cập nhật tình hình hàng hóa một cách chính xác và luôn phải đảm bảo chất lượng sản phẩm trong kho. Và quản lý kho hàng là hoạt động vô cùng quan trọng mà không doanh nghiệp hay cá nhân nào có thể thực hiện qua loa. Nếu không thể quản lý kho hàng, bạn cũng có thể xem xét tới dịch vụ cho thuê kho hàng. 

Cá nhân/bộ phận quản lý kho hàng phải thực hiện các đầu việc cơ bản sau đây:

• Tiếp nhận, sắp xếp hàng hóa được nhập vào.
• Sắp xếp bàn giao những hàng hóa được xuất đi.
• Giám sát quá trình xuất hàng đi, nhập hàng vào.
• Quản lý hàng hóa, hàng tồn: đảm bảo về số lượng, chất lượng,…
• Lập kế hoạch nhập hàng hóa định kỳ.
• Giải quyết những vấn đề nội bộ trong kho hàng với các bộ phận có liên quan.

Kho hàng là nơi lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp

10 Cách quản lý kho hàng hiệu quả 

Quản lý kho hàng là một công việc không hề đơn giản và dễ dàng. Nó không đơn thuần chỉ là quản lý về vấn đề xuất – nhập hàng hóa, mà bạn cần biết khi nào cần nên nhập sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu. Thêm nữa, bạn cũng cần phải để ý đến tình hình hàng tồn, làm thế nào để số lượng được tối ưu nhất. Vậy hãy cùng tham khảo 10 cách quản lý kho hàng hiệu quả bên dưới nhé!

Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu

Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh

Sắp xếp vị trí hàng hóa là bước đầu tiên trong quá trình quản lý kho hàng. Dù là bước khởi đầu nhưng cũng cần thực hiện chỉn chu. Tức là kho hàng của bạn nên được bố trí sao cho khoa học, thuận lợi cho việc tìm kiếm các mặt hàng.

Những điều bạn cần lưu ý khi sắp xếp hàng hóa trong kho là:

• Sắp xếp hàng hóa theo vị trí cố định: những mặt hàng có liên quan tới nhau thì xếp vào cùng một khu. Đây là một phương pháp mang tính ổn định, rõ ràng, dễ dàng tìm kiếm và lấy hàng.
• Sắp xếp hàng hóa theo vị trí ưu tiên: Những sản phẩm được thường xuyên sử dụng, bán chạy thì xếp ra bên ngoài. Ngược lại, những sản phẩm ít sử dụng hơn hoặc không bán được nhiều sẽ cho vào phía trong.

Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho

Thông thường, các hàng hóa hay được đóng trong các thùng, hộp kín. Chính vì thế các bạn cần dán nhãn thông tin sản phẩm lên giá đỡ hàng. Khi đó, công việc tìm kiếm diễn ra hiệu quả hơn, việc kiểm hàng được chính xác và nhanh chóng hơn. Hơn nữa, hàng ngày, kho nhập về và xuất đi một lượng lớn hàng hóa, đội ngũ nhân viên không thể nào ghi nhớ hết toàn bộ, chỉ cần nhìn vào nhãn là có thể biết được đó là sản phẩm gì.

Xem thêm: 10 Phương pháp quản lý hàng tồn kho đơn giản 

Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho, đặc biệt là số lượng

Như đã thông tin ở trên, kho hàng chứa đựng đa dạng các chủng loại sản phẩm, số lượng nhiều vô kể. Vì vậy nếu không cẩn trọng trong khâu kiểm kê sẽ dễ dẫn tới sai lệch. Sai lệch mà các doanh nghiệp thường hay gặp phải chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập kho, đặc biệt là về số lượng. Những sai sót đó có thể là do người quản lý/nhân viên đếm sai; hoặc quá trình xuất hàng, nhập hàng không được ghi chép lại. Từ đó gây ra nhiều hậu quả không đáng có cho doanh nghiệp.

Để hạn chế tối đa những sai sót đó, nhân viên trong kho phải đối chiếu, kiểm tra kỹ càng số lượng sản phẩm với bên vận chuyển trước khi nhập vào kho. Đối với việc xuất hàng cũng cần tỉ mỉ như vậy. Người trực tiếp thực hiện việc xuất – nhập hàng trong kho cần rất chú tâm vào việc kiểm tra số lượng.

Người kiểm tra thông tin xuất nhập kho hàng cần đối chiếu kỹ càng với bên vận chuyển

Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho

Quá trình quản lý kho hàng có rất nhiều công việc cần thực hiện. Chưa kể có những doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng và thậm chí nhiều kho hàng với diện tích rộng lớn. Chính vì thế, chủ doanh nghiệp nên phân chia đội ngũ nhân viên phụ trách từng mảng nhỏ. Mỗi nhân viên cần làm tốt phần việc được phân công và hỗ trợ những nhân viên khác. Quản lý chỉ là người kiểm tra, giám sát những công đoạn nhỏ lẻ ấy. Như vậy, trách nhiệm của nhà quản lý sẽ không bị đè nặng, một người không phải làm quá nhiều việc, tránh được những sai sót nghiêm trọng.

Xem thêm: 10 kỹ năng quản lý kho hàng ai cũng nên biết

Tiến hành kiểm kho định kỳ

Doanh nghiệp cần tiến hành kiểm kho định kỳ thường xuyên. Bởi hàng ngày, có rất nhiều hàng hóa được vận chuyển ra/vào kho, số lượng hàng hóa luôn thay đổi. Không chỉ vậy, còn có trường hợp như hàng hóa hỏng hóc do nhiều nguyên nhân khác nhau (va đập khi vận chuyển, hết hạn sử dụng, lỗi bao bì,…). Do đó, việc kiểm tra cần được thực hiện liên tục để tìm ra giải pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất.

Xác định mức tồn kho tối ưu

Khi quản lý kho hàng, doanh nghiệp cần chú ý xác định mức tồn kho tối ưu. Tức là cần xác định chính xác số lượng hàng tồn cần có để duy trì được hoạt động sản xuất, cung ứng, xuất nhập hàng. Đây là định mức để quá trình kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn.

Nếu kiểm tra thấy số lượng hàng tồn còn quá ít hoặc chỉ đạt mức tối thiểu, doanh nghiệp cần sản xuất, nhập hàng kịp thời. Trái lại, nếu trong kho còn quá nhiều hàng tồn, doanh nghiệp cần giảm thiểu số lượng hàng hóa được sản xuất ra. Hoặc là doanh nghiệp không nhập thêm hàng hóa và tìm cách xả hàng trong thời gian nhanh nhất.

Lưu mã vạch, dán nhãn, thẻ kho với các sản phẩm trong kho

Đây là phương pháp trên dùng để hỗ trợ quá trình ghi nhớ sản phẩm hàng hóa một cách khoa học, thông minh. Cụ thể như sau:

• Lưu mã vạch: Doanh nghiệp có thể tạo các mã vạch để lưu trữ thông tin của các mặt hàng. Những thông tin nhất định phải lưu trong mã vạch là: tên sản phẩm, số lượng, kích thước, trọng lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng,… Lưu mã vạch là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vì chỉ với thao tác quét nhanh gọn, mọi thông tin cần thiết sẽ xuất hiện trên máy quét.
• Dán nhãn, thẻ cho các sản phẩm: Doanh nghiệp in thông tin sản phẩm ra giấy, thẻ, bảng. Sau đó để nhân viên dán, gắn chúng lên những kệ hàng, thùng hàng.

Thông qua những mã vạch, thẻ tên, việc phân loại, tìm kiếm hàng trở nên dễ dàng, việc quản lý hàng tồn được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Nhân viên kiểm soát hàng hóa trong kho thông qua mã vạch, bảng tên

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Với thời đại công nghệ phát triển như hiện tại, con người hoàn toàn có thể nhờ sự giúp đỡ từ những phần mềm, ứng dụng. Quản lý kho không còn là một vấn đề khó khăn nếu có sự trợ giúp từ phần mềm quản lý. 

Nhờ có phần mềm quản lý, doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin về kho hàng. Ví dụ, khi có giao dịch hàng hóa, số lượng sẽ được tự động cập nhật. Ngoài ra, việc tra cứu thông tin về sản phẩm cũng dễ dàng hơn. Bạn có thể trích xuất kết quả từ phần mềm để làm báo cáo kiểm kê. Ngày nay, càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phương pháp này để quản lý kho hàng.

Xem thêm: Sơ đồ Use Case quản lý kho hàng dễ dàng, tiện lợi 

Luôn có kế hoạch dự phòng cho quản lý kho

Thị trường kinh doanh luôn có nhiều biến động, chính vì thế doanh nghiệp luôn cần có sẵn những kế hoạch dự định, các phương án dự phòng để kịp thời ứng phó với những tình huống bất chợt. 

Một số tình huống có thể xảy ra với doanh nghiệp:

• Đối tác có nhu cầu nhập thêm hàng hóa nhưng số lượng trong kho không đáp ứng đủ.
• Kho hàng bị quá tải, chứa quá nhiều hàng tồn.
• Số vốn dùng để nhập hàng bị hao hụt.
• Sự nhầm lẫn trong việc kiểm kê, làm sổ sách, tính toán dẫn đến tình trạng thừa/thiếu hàng hóa.
• Nhà cung cấp ngừng sản xuất một loại sản phẩm nào đó,
• Bên sản xuất không đủ hàng để giao cho doanh nghiệp.
• Thiếu nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa
• Và rất nhiều tình huống khác có thể xảy ra.

Giải quyết được những tình huống đó, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa mức thiệt hại phải gánh chịu. 

Đặt nhà kho ở vị trí dễ quan sát

Để có thể giám sát liên tục quá trình hoạt động của kho hàng, doanh nghiệp cần lựa chọn những vị trí thuận lợi để xây dựng nhà kho. Vị trí đặt nhà kho phải là nơi thuận tiện cho xe vận chuyển hàng hóa lui tới, diện tích phải đủ rộng để chứa hàng. Hơn nữa, trong nhà kho phải bố trí những kệ hàng chắc chắn để đựng hàng, có thiết kế dễ dàng cho việc quan sát, lấy, dỡ hàng hóa. Trong kho cũng nên bố trí các lối đi thông thoáng để việc di chuyển hàng hóa diễn ra mượt mà. Ngoài quan sát hàng hóa, nhà quản lý cũng cần quan sát được những hoạt động của nhân viên, để từ đó đưa phương pháp điều chỉnh nhân lực cho phù hợp. 

Nhà kho nên được bố trí ở những nơi dễ giám sát

Với 10 cách quản lý kho hàng mà Warehouse Việt Nam chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ hỗ trợ được các bạn phần nào trong quá trình kinh doanh. 

Mọi người hãy tham khảo các dịch vụ/sản phẩm liên quan đến kho hàng và liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé!