Mẫu File quản lý kho vật tư bằng Excel mới nhất

Quản lý kho vật tư bằng Excel giúp bạn giảm thiểu chi phí và đạt hiệu quả cao. Excel sẽ giúp bạn xử lý các công việc liên quan đến quản lý hàng hóa trong kho thông qua những hàm tính cơ bản. Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn một số mẫu quản lý kho vật tư bằng Excel để giúp bạn làm việc dễ dàng hơn.

Contents

1 Tại sao nên quản lý kho vật tư bằng Excel?
2 Các bước làm file quản lý kho vật tư bằng Excel
3 Những nhược điểm với quản lý kho vật tư bằng Excel
4 Mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel

Tại sao nên quản lý kho vật tư bằng Excel?

Bạn có thể quản lý kho vật tư bằng Excel để làm báo cáo phục vụ cho mục đích quản lý của mình. Excel là trợ thủ đắc lực và dễ dàng sử dụng nhất mà ai cũng có thể thao tác và làm việc.

Khi quản lý kho vật tư bằng Excel, bạn không phải thanh toán bất kỳ chi phí nào. Bởi Excel là công cụ hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể sử dụng một vài phép tính đơn giản trong Excel để tính toán doanh thu và lợi nhuận cũng như sắp xếp các mặt hàng tồn kho thông qua số lượng hàng hóa được bán ra. Đây là công cụ không thể thiếu của các đơn vị cho thuê kho hàng hay các nhà quản lý kho.

Các bước làm file quản lý kho vật tư bằng Excel

Bảng kê nhập – xuất kho vật tư

Tham khảo 3 thao tác đơn giản theo hướng dẫn dưới đây, bạn sẽ tự tạo ra được cho mình một biểu mẫu quản lý kho vật tư hiệu quả và nhanh chóng.

Bước 1: Lập danh sách

Đây là điều đầu tiên bạn nên làm, hay chính là cơ sở dữ liệu dùng để lấy các dữ liệu qua các sheet nhập xuất để tổng hợp báo cáo một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Danh mục kho chứa các vật tư thường chứa các cột có thông tin sau: STT, Mã VT, tên của vật tư, đơn vị tính. Tùy vào yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp mà sẽ theo dõi thêm những thông tin khác.

Xem thêm: Cho thuê kho Hà Nội giá rẻ, uy tín

Bước 2: Tạo sheet Nhập – Xuất

Nhập các thông tin: chứng từ, ngày tháng, mô tả, tài khoản, mã VT, tên của vật tư, đơn vị tính, số lượng bán, đơn giá, thành tiền vào bảng Nhập – Xuất. Bạn nhập các dữ liệu liên tục vào các cột thông tin ứng với sheet dựa trên phiếu nhập kho.

Vì chúng ta đã tạo danh sách sản phẩm với đầy đủ thông tin về hàng hóa nên khi nhập xuất, chúng ta tiết kiệm được nhiều thời gian khi chọn/nhập mã hàng. Các thông tin còn lại sẽ được chức năng Vlookup tự động tìm kiếm dựa trên mã hàng mà bạn nhập.

Bạn có thể thiết lập biểu thức với sự kết hợp của vlookup và if để tìm thông tin sản phẩm cho các dòng trống của bên nhập xuất. Dùng hàm If để file nhìn gọn gàng hơn.

Xem thêm: Thuê kho mini HCM: chi phí rẻ và các đơn vị uy tín nhất

Bước 3: Lập báo cáo Xuất – Nhập – Tồn

Báo cáo này cho phép bạn kiểm tra được số tồn đầu, số tồn cuối và lượng xuất/ nhập của từng mã vật tư trong kỳ. Báo cáo này gồm các cột sau: mã VT, tên của vật tư, đơn vị tính, số lượng thành tiền của tồn đầu kỳ, nhập/ xuất trong kỳ, và tồn cuối kỳ.

Ở cột tên của vật tư và đơn vị tính, bạn sử dụng hàm Vlookup để tìm dữ liệu từ danh mục vật tư đã lập ở sheet 1. Tại cột số lượng và thành tiền của Nhập/ xuất trong kỳ, bạn dùng hàm Sumif để tính dữ liệu tổng từ các bảng kê nhập – xuất – tồn.

Xem thêm: Dịch vụ thuê kho mini Hà Nội: Ưu điểm và chi phí

Những nhược điểm với quản lý kho vật tư bằng Excel

Được biết đến và sử dụng vô cùng phổ biến trong các doanh nghiệp, nhưng việc lập file quản lý kho vật tư bằng Excel vẫn còn nhiều hạn chế sau đây:

Không có tính bảo mật, độ an toàn cho dữ liệu không cao.
Chức năng của Excel khá phức tạp và đòi hỏi người dùng phải hiểu thấu về các tính năng này để có thể tận dụng tối đa lợi thế của chúng.
Việc quản lý kho vật tư bằng Excel yêu cầu nhân viên kho phải tự nhập số liệu vào file. Điều này dễ dẫn đến các sai sót nếu lượng sản phẩm quá lớn.
Nếu số lượng mặt hàng quá nhiều và đa dạng, doanh nghiệp có cần công cụ hỗ trợ thống kê khi kiểm chứng số liệu thì Excel không đáp ứng được điều này.
Cách quản lý kho vật tư bằng Excel không cập nhật kịp thời các thông tin. Excel cũng không hỗ trợ cập nhật dữ liệu với những phòng ban khác. Thủ kho cần kiểm tra kho khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho để có số lượng chính xác khi làm việc với các bộ phận khác.
Phần mềm quản lý kho vật tư bằng Excel không cho phép kết nối với thiết bị ngoại vi hỗ trợ cho việc quản lý kho vật tư của công ty.

Xem thêm: Cho thuê kho chung nhanh chóng, chi phí tốt