Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều gặp khó khăn trong việc tìm kiếm giải pháp quản trị hàng tồn kho. Như vậy, để giảm thiểu tối đa những sự cố, những tổn hại không đáng có thì doanh nghiệp cần lựa chọn cách thức quản lý phù hợp. Trong bài viết dưới đây, Warehouse sẽ giải đáp chi tiết cho các bạn về vấn đề này.
Contents
Hàng tồn kho nghĩa là gì?
Hàng tồn kho là loại hàng hóa được lưu giữ trong kho của công ty. Có rất nhiều người lầm tưởng rằng đây là mặt hàng không bán được, bị hư hỏng hoặc lỗi thời, không còn phù hợp với thị hiếu.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng là cách quản trị hàng tồn kho mà nhiều công ty lựa chọn với mục đích làm phương án để dự phòng, hoặc biến chúng thành những nguyên liệu để chuẩn bị cho việc sản xuất hàng hóa mới. Các công ty sử dụng hàng tồn kho như một tài sản ngắn hạn và sau đó tiêu thụ hàng hóa hoặc sử dụng chúng trong các quy trình sản xuất kinh doanh.
Hàng tồn kho đóng một vai trò cực kỳ quan trọng trong chuỗi cung ứng sản phẩm của doanh nghiệp vì giá trị của nó được sử dụng để cung cấp hàng hóa kịp thời do khách hàng có thể đặt hàng hoặc bổ sung vào chu trình sản xuất bất cứ lúc nào. Bạn cũng có thể tham kho dịch vụ cho thuê kho hàng để hỗ trợ giải quyết vấn đề hàng tồn kho.
Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị hàng tồn kho là gì
Quản trị hàng tồn kho là hoạt động nhằm đảm bảo mức tồn kho tối ưu để đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Đồng thời doanh nghiệp sẽ giảm thiểu tối đa chi phí tồn kho.
Tuy nhiên, quản trị hàng tồn kho là công việc khá phức tạp, luôn tồn tại hai mặt trái ngược. Một mặt doanh nghiệp cần tăng lượng tồn kho sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng. Mặt khác, hàng tồn kho tăng khiến các chi phí liên quan như chi phí lưu kho, chi phí quản lý… cũng tăng lên. Do đó, doanh nghiệp cần tìm cách quản trị hàng tồn phù hợp để đạt được lợi ích tốt nhất.
Xem thêm: Quy định PCCC với kho hàng chi tiết mới nhất
Vì sao phải quản trị hàng tồn kho?
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Các công ty kinh doanh luôn có xu hướng muốn bán hết các sản phẩm hàng hóa có sẵn và không muốn lưu trữ hàng trong kho lâu vì phải tốn thêm nhiều chi phí cho việc bù đắp lỗ của những mặt hàng bị mất, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng.
Tuy nhiên, công ty cần phải dự trữ một lượng sản phẩm nhất định trong kho để có thể đáp ứng kịp lúc khi khách hàng có nhu cầu. Có thể tóm tắt mục đích quan trọng của việc quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp như sau:
Xem thêm: Hệ thống quản lý kho hàng WMS hiệu quả, tối ưu
Duy trì mức tồn kho phù hợp cho doanh nghiệp
Quản lý hàng tồn kho cho phép bạn nắm được có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trong kho, tránh tình trạng thiếu sản phẩm.
Ngoài ra, việc quản trị hàng tồn kho còn cho bạn biết được số lượng hàng hóa trong kho biến động nhiều hay ít, có sự thay đổi hay phát sinh như nào, từ đó nắm bắt được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng để đảm bảo nhập đúng số lượng sản phẩm vừa đủ để lưu kho.
Cung ứng kịp thời nhu cầu tiêu thụ của khách hàng
Quản lý hàng tồn kho với số lượng mặt hàng chính xác giúp các doanh nghiệp tránh được tình trạng rủi ro “hết hàng” khi khách hàng có nhu cầu tìm đến với bạn. Khi bạn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, họ sẽ tiếp tục tin tưởng và trung thành với doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả hỗ trợ các doanh nghiệp xác định được những thay đổi của hàng hóa trong kho, giúp tiết kiệm thời gian thay vì phải kiểm tra và đếm từng mặt hàng.
Quản lý hàng tồn kho giúp công ty điều chỉnh phù hợp lượng hàng hóa trong kho dựa trên ngày nhập và xuất đi, từ đó có thể lên kế hoạch sản xuất và lưu trữ hàng hóa hợp lý để tiết kiệm chi phí và đầu tư vào các sản phẩm sinh lời nhiều hơn.
Xem thêm: Quản lý kho bằng mã vạch: Ưu điểm và Quy trình
Giải pháp quản trị hàng tồn kho tối ưu
Lựa chọn giải pháp tối ưu cho việc quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
Để quản trị hàng tồn kho hiệu quả và thuận tiện nhất, bạn cần phải nắm được các giải pháp quản trị hàng tồn kho hiệu quả sau:
Phân tích ABC
Phân tích ABC là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị hàng tồn kho. Cụ thể như sau:
- Nhóm A: bao gồm các hàng tồn kho cần phải theo dõi chặt chẽ, chính xác. Những mặt hàng nằm trong nhóm này có giá trị lớn, khách hàng mua số lượng ít. Đối với sản phẩm nhóm A cần thực hiện kiểm toán thường xuyên. Chu kỳ kiểm toán là 1 tháng/lần.
- Nhóm B: Hàng tồn kho trong nhóm B chỉ cần kiểm soát ở mức tốt bởi chúng có giá trị vừa phải. Những hàng hóa này thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Chu kỳ kiểm toán hàng thường là 3 tháng/lần.
- Nhóm C: Những hàng hóa này chỉ cần kiểm soát ở mức tương đối. Nhóm C có giá trị không lớn nhưng lại chiếm tỉ trọng cao trong hàng tồn. Chu kỳ kiểm toán là 6 tháng/lần.
Xem thêm: RFID trong quản lý kho: Ưu điểm và Ứng Dụng
Mô hình EOQ
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) là phương pháp dùng để tính số lượng đặt hàng tối ưu nhất để doanh nghiệp nhập vào và lưu trữ. Nhờ có phương pháp này, doanh nghiệp sẽ tìm cách tiết kiệm chi phí nhất mà vẫn đáp ứng được nhu cầu bán hàng khi cần.
Công thức tính lượng đặt hàng trong mô hình EOQ là:
Q=2.D.SH
Trong đó:
- Q: lượng đặt hàng tối ưu
- D: nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm = (hàng tồn kho đầu năm + hàng tồn kho nhập thêm trong năm) – hàng tồn kho cuối năm
- S: chi phí phải trả cho việc đặt hàng đối với mỗi đơn hàng, bao gồm phí vận chuyển, fax, điện nước, trang thiết bị,…
- H: chi phí tiêu tốn khi lưu trữ hàng hóa (phí thuê nhà kho, phí thuê nhân viên, bảo trì trang thiết bị,…)
Phương pháp EOQ có ưu điểm là giúp doanh nghiệp giảm thiểu hết mức chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Để sử dụng thành thạo EOQ, bạn cần phải đảm bảo số liệu có tính chính xác tuyệt đối và cần có nhiều kiến thức, kinh nghiệm.
Mô hình POQ
Không giống như EOQ, mô hình quản trị hàng tồn kho POQ được cải thiện tính thực tế bằng cách giảm bớt các giả thiết. Sự khác biệt lớn nhất và tạo nên sự thực tiễn chính là giả định rằng hàng hóa được đem đến liên tục và tích trữ cho đến khi hàng hóa được tập kết hoàn chỉnh. Ngoài các công ty thương mại, mô hình POQ cũng thích hợp cho các công ty vừa sản xuất vừa bán và có khả năng tự sản xuất nguyên vật liệu.
Công thức mô hình POQ:
Q=2DSH(1-dP)
Chú thích: P là khả năng cung ứng hàng ngày (d<P)
Mô hình QDM
Mô hình quản trị hàng tồn kho QDM được sử dụng khi nhà cung cấp có chính sách chiết khấu trong điều kiện mua hàng nhiều. Trường hợp này được gọi là bán hàng chiết khấu dựa trên lượng mua hàng. Các đơn vị kinh doanh sẽ cân nhắc xem xét:
- Mua hàng càng nhiều thì chiết khấu càng lớn, chi phí đặt hàng giảm qua 1 lần gom lại
- Nhưng lượng hàng tồn kho lớn sẽ làm chi phí tồn kho tăng cao, gây ra nhiều rủi ro trong kiểm toán hàng tồn.
Khi đó, mô hình QDM sẽ giúp các doanh nghiệp giải quyết được vấn đề sao cho mức đặt hàng giữ được tổng chi phí tồn kho thấp nhất mà vẫn hưởng được mức chiết khấu tốt. Cách tính toán được thực hiện theo các bước như dưới đây:
Bước 1: Tìm Q tối ưu ở mỗi mức giá theo công thức của mô hình EOQ :
Trong đó, C là tỷ lệ % chi phí hàng tồn kho tính theo giá mua, Vr là giá thành của từng sản phẩm.
Q1 =2DSH1=2DSC*VR1
Bước 2: Tính Q với nhiều mức chiết khấu được trừ đi sao cho Q đáp ứng các yêu cầu về số lượng để được hưởng khấu trừ, lưu ý Q không vượt quá mức tối đa.
Bước 3: Từ Q tìm được ở bước 1, thay vào công thức sau để tính tổng phí về hàng tồn kho:
C=Vr*D+DQ*S=Q2*H
Bước 4: Ứng với mỗi Q sẽ nhận được một C. Các doanh nghiệp cần điều chỉnh hàng tồn kho sao cho Q ra kết quả C nhỏ nhất.
Mô hình JIT
Just in time là mô hình quản trị hàng tồn kho ra đời khoảng những năm 1930 được ứng dụng tiên phong bởi hãng Toyota Nhật Bản.
Giải pháp quản trị hàng tồn kho này mang lại nhiều hiệu quả. Theo đó, JIT được hiểu theo cách đơn giản là một mô hình quản trị hàng tồn kho được tổ chức theo cách để các đơn vị từ nguồn hàng, sản xuất, vận chuyển,… có mối quan hệ liên quan gắn bó, khăng khít với nhau. Đảm bảo rằng cơ cấu sản xuất ra những mặt hàng có thể bán được và các bước sản xuất cần được phối hợp nhịp nhàng để có thể cung cấp sản phẩm kịp thời trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Ví dụ, nếu có một đơn đặt hàng cụ thể, người quản lý sẽ tiếp tục thu thập nguyên liệu hoặc sản phẩm từ các đơn vị khác để sản xuất cung cấp cho khách hàng. Việc này không có nghĩa là các công ty hoàn toàn không có hàng tồn kho, mà lượng hàng tồn kho sẽ ở mức lưu trữ tối thiểu để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra ổn định. Nhờ mô hình JIT, các công ty giảm được tối đa chi phí lưu trữ không cần thiết.
Với những giải pháp quản trị hàng tồn kho mà chúng tôi chia sẻ, hy vọng quý vị sẽ có thêm những kinh nghiệm trong việc quản lý kho hàng giúp cho công ty linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh và giảm thiểu các chi phí phát sinh. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn về những vấn đề có liên quan tới kho hàng, hãy liên hệ với Warehouse để được hỗ trợ giải đáp nhanh chóng nhất nhé.
