Khi một sản phẩm xuất hiện trên thị trường các doanh nghiệp đều có phương pháp để quản lý hàng hóa. Vậy bạn có biết các quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả không? Bài viết sau đây sẽ cung cấp tới bạn đọc các thông tin hữu ích về quy trình quản lý hàng tồn kho.
Quy trình quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp
Contents
Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?
Trước hết chúng ta cùng tìm hiểu như thế nào về hàng tồn kho trong các doanh nghiệp và cho thuê kho hàng? Nói một cách đơn giản thì những nguyên vật liệu, các sản phẩm, các đồ vật, nguyên liệu thô, thành phẩm, hàng hóa,… được doanh nghiệp của mình lưu trữ trong kho thì được gọi là hàng tồn kho hay còn có tên gọi khác là lưu kho.
Theo đó thì quy trình xử lý hàng tồn kho được hiểu là quản lý các món hàng trên với mục đích tối ưu và xử lý các tình huống xảy ra trong hoạt động kinh doanh như giảm thiểu tối đa sản phẩm đang được tồn đọng trong kho hay tránh thiếu hụt được hàng dự trữ,… để nâng cao chất lượng của doanh nghiệp.
Hiểu sao cho đúng về hàng tồn kho
Tóm lại quy trình quản lý hàng tồn kho là các hoạt động có ảnh hưởng trực tiếp đến việc giám sát, theo dõi hàng hóa ngay trong kho qua các công việc như: tiếp nhận, theo dõi, bản báo cáo bản theo dõi sự di chuyển của các món đồ hàng,…phải được kiểm soát một cách chặt chẽ, nghiêm túc.
Có như vậy cách quản lý trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp mới bền vững, tránh thất thoát được hàng hóa do nhân viên gian lận hoặc do mất hàng hay trượt giá, tiếp đó là giảm thiểu các chi phí mua các nguyên vật liệu và các vật tư cần thiết tránh sự lãng phí.
Mặt khác phương pháp quản lý hàng hàng tồn kho hiệu quả còn tiết kiệm được chi phí lưu kho để giải phóng hàng hóa kịp thời. Việc có quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ mang lại sự hài lòng cho khách hàng khi cung cấp đủ các sản phẩm cho nhu cầu của người dùng tránh việc chậm trễ khi giao hàng và tránh khỏi nguy cơ cháy hàng của doanh nghiệp.
Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả vốn lưu động giúp duy trì hoạt động kinh doanh và đầu tư trong thời gian ngắn hạn và giúp giảm bớt được thời gian quay vòng vốn, giảm thiểu tối đa các chi phí liên quan đến việc khai thác các sản phẩm.
Xem thêm: Layout kho hàng: định nghĩa, phân loại và cách vẽ
Quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Sau khi hiểu được quy trình quản lý hàng tồn kho là gì ta không khó để nhận ra khái niệm quy trình quản lý hàng tồn kho được hiểu như thế nào. Nó được xác định là thời điểm bắt đầu của bên cung cấp giao hàng đến kho dự trữ của các doanh nghiệp đến khi các thành phẩm đó xuất ra thành hàng hóa được bán trên các thị trường.
Và cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả thể hiện ở việc quản lý hàng tồn kho một cách chặt chẽ về các thông số từ sản phẩm, chất lượng đến mã hàng, số lượng,…
Quy trình xử lý hàng tồn kho sẽ bao gồm 3 công việc chủ đạo sau đây:
- Quản lý mã hàng.
- Quản lý hoạt động (là các sản phẩm, hàng hóa) nhập kho.
- Quản lý hoạt động xuất kho khi cần thiết.
Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho hàng và mẫu sơ đồ kho hàng tối ưu
Sơ đồ quy trình quản lý kho nên tham khảo
Chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình quản lý hàng tồn kho qua các bước chi tiết các mục qua sơ đồ quy trình quản lý kho như sau sau:
Sơ đồ quy trình quản lý hàng tồn kho
Quy trình quản lý mã hàng
Mã hàng cần được quản lý chặt chẽ trong doanh nghiệp
Bước 1: Người phụ trách quản lý việc đặt các mã hàng của doanh nghiệp sẽ nhận nhiệm vụ của phòng kinh doanh hay phòng kế hoạch về việc cập nhật mã hàng mới hoặc sửa lại mã hàng của các sản phẩm
Bước 2: Trước khi thực hiện đối chiếu chúng ta cần phải kiểm tra lại tình trạng của sản phẩm (về chất lượng, số lượng,…).
Bước 3: Nếu như cấp mã mới chúng ta phải cập nhật các thông số về sản phẩm; xác định thuộc tính của hàng hóa để bên cung cấp có thể cung cấp chính xác các thông tin.
Bước 4: Hãy chắc chắn rằng việc chỉnh sửa hay thay đổi các mã là cần thiết. Trong trường hợp không thể thay đổi được các mã thì hãy báo lại cho bên yêu cầu (là các nhà cung cấp) và hợp lý với quy trình quản lý tồn kho.
Bước 5: Quy trình quản lý hàng tồn kho được thực hiện sau khi đáp ứng các bước trên và bạn có thể hoàn tất ta việc chỉnh sửa mã hàng theo các quy tắc đặt mã trước đó.
Chúng ta có thể tự tiến hành các bước trên thông qua các bản báo cáo về quy trình quản lý hàng tồn kho hoặc sử dụng các phần mềm quản lý kho mang lại hiệu quả rất lớn đến doanh nghiệp.
Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Các cách quản lý kho hàng hiệu quả
Quản lý hoạt động nhập kho
Quản lý nhập kho trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho để mua các nguyên vật liệu qua được thể hiện như sau:
Bước 1:Nếu doanh nghiệp có các kế hoạch nhập kho nguyên thì bên Bộ phận kinh doanh sẽ bố trí nhân sự và có các thông báo kế hoạch nhập kho cho Bộ phận bảo vệ, kế hoạch vật tư, các bên quản lý chất lượng và các bên có liên quan.
Bước 2: Kiểm tra lại toàn bộ số lượng và các thuộc tính hàng hóa về nguyên liệu của nhà cung cấp qia Phiếu Xuất Kho và Hoá đơn (nếu có)
Bước 3: Bên Kế toán kho vật tư sẽ tiếp nhận phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp và sẽ kiểm tra lại về số lượng nguyên vật liệu tại thời điểm kiểm tra nhập kho với đơn đặt hàng hay bên Phiếu đề nghị mua sản phẩm (thường được do Bộ phận kinh doanh chuyển lên)
Bước 4: Nhân viên bộ phận quản lý chất lượng sẽ kiểm tra, rà soát lại chất lượng nguyên vật liệu nhập kho. Nhà cung cấp sẽ xác nhận và đóng dấu phiếu kiểm tra và thử nghiệm nguyên vật liệu và bên nhân viên bộ phận quản lý chất lượng sẽ có chữ ký xác nhận và sau đó sẽ chuyển cho Kế toán kho vật tư.
Bước 5: Sau khi các bước trên hoàn thành thì thủ kho sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa sau khi nhập nguyên vật liệu và ghi nhận hợp lệ vào thẻ kho.
Tương tự như nhập kho nguyên vật liệu thì nhập kho thành phẩm sẽ có chút thay đổi về bước 5 như sau:
Bước 6: Thủ kho sẽ ký vào biên bản bàn giao và có sự lưu lại 1 liên tại kho sau khi tiến hành nhập kho thành phẩm, và liên gốc sẽ được chuyển cho Bộ phận sản xuất.
Tại bộ phận kho thì nhiệm vụ của thủ kho đó chính là ghi chú, cập nhật các thông tin về các sản phẩm vào các Thẻ kho và Báo cáo hàng tồn kho hằng ngày của doanh nghiệp.
Xem thêm: Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, tối ưu
Quản lý hoạt động xuất kho
Các bước trong khu vực xuất kho
Xuất kho cho hoạt động bán hàng
Xuất kho cho hoạt động bán hàng chúng ta sẽ có các bước như sau:
Bước 1: Sau khi nhận được lệnh xuất kho của cấp trên cùng với đơn bán hàng thì kế toán kho sẽ thực hiện việc kiểm tra tồn kho.
Bước 2: Những thông tin trên đơn hàng sẽ là căn cứ cho kế toán kho lập hóa đơn xuất kho.
Bước 3: Bộ phận thủ kho sẽ hoàn thành việc xuất kho theo hóa đơn tại bước 2.
Xuất kho trong hoạt động sản xuất
Xuất kho trong hoạt động sản xuất sẽ có các bước như sau:
Bước 1: Đề nghị xuất kho cho sản xuất hay các bộ phận có nhu cầu xuất nguyên liệu sẽ được tiếp nhận bởi phòng kế hoạch vật tư xét duyệt.
Bước 2: Các bên có thẩm quyền đại diện doanh nghiệp điển hình như giám đốc hay người được ủy quyền sẽ phê duyệt đề nghị của phòng kế hoạch vật tư xét duyệt.
Bước 3: Trước xuất kho các bên bộ phận kho sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên đề nghị hay không?
Bước 4: Dựa theo các yêu cầu được phê duyệt khi xuất kho thì kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và sẽ có xác nhận của các cá nhân có liên quan đến việc xuất kho ấy.
Bước 5: Tương tự như bước 3 của xuất kho bán hàng thì thủ kho sẽ xuất kho theo phiếu xuất kho.
Đối với trường hợp xuất chuyển kho
Đối với trường hợp xuất chuyển kho chúng ta sẽ có các bước như sau:
Bước 1: Trước khi chuyển kho phải được sự đồng ý của giám đốc hoặc người có uỷ quyền xét duyệt đối với bộ phận có nhu cầu chuyển kho.
Bước 2: Sau khi được phê duyệt bên bộ phận kế toán kho sẽ thực hiện các hoạt động liên quan đến chuyển kho bằng các cách như: giao dịch, in phiếu cuối cùng lấy xác nhận của bên có liên quan.
Bước 3: Khi ký xác nhận vào phiếu xuất kho thủ kho phải đảm bảo thực hiện các bước trên dựa theo phiếu xuất kho và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan
Xuất kho trong hoạt động lắp ráp
Xuất kho trong hoạt động lắp ráp sẽ có các bước như sau:
Bước 1: Đối với bộ phận lắp ráp cũng tương tự như các cách xuất kho sản xuất, bán hàng hay trường hợp xuất chuyển kho ta phải có đơn xét duyệt của giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét phê duyệt trước khi xuất kho.
Bước 2: Sau khi được phê duyệt bên bộ phận kế toán sẽ thực hiện giao dịch xuất lắp ráp và làm các công việc như in phiếu và xác nhận của các bên liên quan đến việc xuất kho.
Bước 3: Sau khi các bước trên hoàn thành thủ kho sẽ ký xác nhận vào phiếu xuất dựa trên căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp
Ý nghĩa của quy trình quản lý hàng tồn kho
Đối với từng lĩnh vực sẽ có các bước thực hiện riêng biệt và có các mô hình, quy trình quản lý hàng tồn kho khác nhau nhưng đều có ý nghĩa giống nhau được thể hiện ở các điều đó là:
- Giúp bảo quản được hàng hóa tốt hơn tránh sản phẩm bị hư hại hay hết hạn sử dụng, thất thoát hay bị dư thừa hàng hóa cũng như đảm bảo việc kinh doanh được phát triển một cách liên tục, đem lại nhiều giá trị trên thị trường và các lợi ích về kinh tế cho các doanh nghiệp.
- Hạn chế tối đa được các chi phí liên quan đến sản xuất hàng hóa, hay các chi phí lưu kho hàng tồn kho và làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp lên đáng kể.
- Giúp nhận biết được các hàng hóa bị hư hại, hàng lỗi một cách nhanh chóng, đảm bảo chất lượng cho sản phẩm.
- Các quy trình vận chuyển hàng hóa cho bên đề nghị xuất kho được diễn ra nhanh hơn, hiệu quả hơn.
- Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp cho bộ phận kế toán, thủ kho dễ dàng kiểm sát lại hàng hóa và các hóa đơn, số liệu kinh doanh của doanh nghiệp, tránh sự thất thoát.
- Khi doanh nghiệp nắm chắc được quy trình quản lý hàng tồn kho thì chắc chắn sẽ nắm được các doanh số bán hàng giúp doanh nghiệp nắm được các mặt hàng và khảo sát chúng trong nhu cầu thị trường và khả năng tiêu thụ của nó có nổi bật hay không.
- Giúp việc bán hàng được hiểu quả hơn, làm hài lòng về việc cung cấp hàng hóa cho bên mua. Tránh tình trạng thiếu hàng hay hay tồn đọng quá nhiều sản phẩm.
Kết luận
Bài viết trên đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin quan trọng về quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Hy vọng bài viết trên sẽ mang lại cho bạn đọc các kiến thức bổ ích để bạn có phương pháp quản lý hàng tồn kho tốt nhất giúp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp cũng như đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của thị trường.
