Quy trình xuất nhập kho là một trong những khâu công việc vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất. Quy trình này cần đảm bảo những tiêu chuẩn nào, rủi ro khi thực hiện sai việc nhập kho là gì? Hãy cùng tìm hiểu tất cả các vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé.
Contents
Quy trình xuất nhập kho là gì?
Quy trình xuất nhập kho là trình tự nhất định đã được lập ra từ trước để thực hiện các hoạt động xuất, nhập kho hàng, hay nguyên vật liệu phục vụ sản xuất của doanh nghiệp. Với quy trình xuất nhập kho rõ ràng, hoạt động xuất nhập hàng hóa sẽ được diễn ra một cách thật trôi chảy, các doanh nghiệp cũng dễ theo dõi và kiểm soát tài sản của mình và cho thuê kho hàng cũng dễ dàng hơn.
Quy trình xuất nhập kho là công việc mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ nghiêm ngặt. Vì chỉ cần một khâu nhỏ trong quy trình này gặp vấn đề có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ khâu sản xuất cũng như gây ra các mất mát về doanh thu, lợi nhuận.
Việc quản lý quy trình xuất nhập kho nguyên liệu, vật tư hay quy trình xuất nhập thành phẩm có vai trò:
- Là điều kiện giúp đảm bảo thực hiện trơn tru các hoạt động xuất, nhập hàng
- Hỗ trợ các doanh nghiệp chủ động nắm bắt tình trạng xuất nhập, số lượng cùng chất lượng hàng hóa của mình.
- Rút ngắn thời gian mà vẫn đảm bảo các hạng mục hàng hóa rõ ràng, minh bạch, hiệu quả
Quy trình nhập kho
Quy trình nhập kho bao gồm nhiều hoạt động được thực hiện theo một trình tự và tạo thành một quy trình khép kín. Để giúp bạn hiểu hơn, dưới đây là những thông tin cụ thể về các bước trong quy trình nhập kho cơ bản mà nhiều doanh nghiệp thường thực hiện.
Xem thêm: Mẫu bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày đơn giản
Quy trình nhập kho hàng hóa
Quy trình nhập kho hàng hóa phải đảm bảo thực hiện theo tiêu chuẩn ISO, bao gồm các bước quản lý kho hàng dựa trên đúc kết của nhiều nhà quản lý hàng đầu. Mục đích của quy trình này là giúp cho lưu trữ và luân chuyển hàng hóa được thuận tiện, đạt hiệu quả cao, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động tốt hơn.
Quy trình nhập kho hàng hóa cho các doanh nghiệp
Các bước trong quy trình nhập hàng hóa vào kho này như sau:
- Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho và tiến hành xin ký duyệt từ ban lãnh đạo.
Khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu hụt, các bộ phận liên quan cần làm phiếu để yêu cầu mua thêm hàng. Sau đó xin sự đồng ý và ký duyệt từ ban lãnh đạo để quy trình được thực hiện đúng chuẩn.
- Bước 2: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng lẫn chất lượng hàng nhập thực tế.
Sau khi nhận thông báo, thủ kho cần bám sát và đối chiếu với thực tế để biết rõ mã hàng nào thiếu để có sự bổ sung phù hợp, tránh lãng phí. Tiếp đến, nếu số lượng nhập về trùng khớp với số lượng yêu cầu thì quản lý kho cần đóng dấu và xác nhận thông tin trên hệ thống.
Xem thêm: Quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp
- Bước 3: Lập chứng từ, hoàn thành thủ tục, quy trình xuất nhập kho.
Sau khi xác nhận hàng hóa được nhập vào kho đúng yêu cầu và quy định, thủ kho sẽ lập chứng từ, chuyển giao cho bộ phận kế toán để kiểm tra, hạch toán.
Quy trình nhập kho thành phẩm và vật tư
Với quy trình xuất nhập kho thành phẩm và vật tư, thủ kho và các bộ phận liên quan sẽ phải thực hiện đầy đủ các công đoạn sau để tiến hành nhập hàng hóa vào kho thành phẩm.
- Bước 1: Những hàng hóa thành phẩm sau khi hoàn thành sản xuất và đóng gói sẽ được tập kết tại kho chứa. Lúc này, những bộ phận cá nhân có nhiệm vụ giám sát chẽ chẽ di chuyển hàng, sau đó bàn giao tận nơi cho thủ kho và bộ phận kho lưu trữ để thực hiện các thủ tục nhập kho.
- Bước 2: Thủ kho và bộ phận kho lưu trữ sau khi nhận hàng hóa thành phẩm sẽ cùng bộ phận giám sát kiểm đếm số lượng thành phẩm đã giao nhận dưới sự giám sát của người có quyền thẩm định. Kết thúc kiểm đếm, hàng hóa sẽ được tập kết đúng vị trí đã quy định.
- Bước 3: Bộ phận kế toán dựa trên số lượng thực tế đã báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho, sau đó xin chữ ký xác nhận của tất cả bộ phận liên quan.
- Bước 4: Sau khi thu thập đủ chữ ký, phiếu nhập kho sẽ được nộp lên cấp trên để ban lãnh đạo theo dõi, xem xét và phê duyệt.
- Bước 5: Sau khi ban giám đốc xác nhận hợp lệ, phiếu nhập khi sẽ chuyển lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ và thẻ kho.
- Bước 6: Thủ kho sẽ lưu lại các giấy tờ cần thiết, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán để hoàn thành nhập kho thành phẩm, vật tư.
Xem thêm: Layout kho hàng: định nghĩa, phân loại và cách vẽ
Quy trình nhập kho vật tư
Quy trình xuất nhập kho vật tư cũng tương tự như nhiều quy trình khác, bao gồm nhiều bước như sau:
- Bước 1: Hàng hóa vật tư sau khi mua về, người mua hàng sẽ được yêu cầu nhập kho hàng hóa đã mua. Tùy từng doanh nghiệp mà những cách thức, yêu cầu nhập kho sẽ khác nhau.
- Bước 2: Sau khi bộ phận kế toán nhận được yêu cầu thì sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu này sẽ được lập thành nhiều liên để lưu tại sổ cũng như giao cho nhân viên mua hàng.
- Bước 3: Sau khi nhận phiếu nhập kho, thủ kho sẽ được bàn giao hàng hóa vật tư từ người mua.
- Bước 4: Khi hoàn thành giao nhận hàng sẽ tiến hành đếm và kiểm tra. Trường hợp một số doanh nghiệp sử dụng phiếu nhập kho do thủ kho nhập sẽ kiểm đếm hàng trước khi điền vào phiếu nhập.
- Bước 5: Phiếu nhập kho hoàn thành, thủ kho sẽ ký xác nhận và ghi thẻ kho, lưu lại một liên, bộ phận kế toán và người nhập hàng mỗi bên giữ 1 liên.
- Bước 6: Dựa vào phiếu nhập kho nhận được, bộ phận kế toán sẽ ghi sổ và hạch toán hàng hóa vật tư nhập vào kho.
Xem thêm: Cách vẽ sơ đồ kho hàng và mẫu sơ đồ kho hàng tối ưu
Quy trình nhập kho vật tư để phục hàng hoạt động sản xuất
Quy trình xuất kho
Quy trình xuất nhập kho hàng hóa ở phần xuất kho cũng bao gồm nhiều hoạt động và hình thức nhập kho. Mỗi hình thức hay quy trình xuất kho sẽ có những mục đích riêng. Dưới đây là từng quy trình xuất kho cụ thể mà bạn có thể tham khảo:
Quy trình xuất kho hàng hóa
Quy trình xuất kho hàng hóa được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Doanh nghiệp soạn sẵn mẫu yêu cầu xuất kho và phổ biến tới các bộ phận khi cần sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Bước 2:Thông tin yêu cầu xuất hàng được chuyển đến bộ phận kế toán và kho. Sau đó, người phụ trách quản lý sẽ kiểm tra tình trạng hàng tồn. Nếu còn hàng sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho, hết hàng phải báo lại đơn vị sản xuất.
- Bước 3: Hàng hóa đủ tiêu chuẩn, số lượng xuất hàng đúng và không có vấn đề phát sinh, kế toán sẽ là, phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho.
- Bước 4: Thủ kho nhận phiếu xuất kho sẽ soạn hàng theo phiếu xuất. Hàng hóa được chuẩn bị sẵn sàng sẽ được kiểm đến một lần nữa.
- Bước 5: Thủ kho có nhiệm vụ ghi lại thẻ kho và nhận giấy yêu cầu xuất kho từ đơn vị đề xuất. Sau đó chuyển phiếu xuất có đầy đủ chữ ký các bộ phận liên quan cho kế toán. Kế toán sẽ ghi vào sổ kho và cập nhật thông tin hàng xuất vào hệ thống dữ liệu.
Quy trình xuất kho bán hàng
Lưu đồ quy trình xuất nhập kho ở hoạt động xuất kho bán hàng bao gồm các bước như sau:
- Bước 1: Bộ phận kinh doanh gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.
- Bước 2: Bộ phận kế toán kiểm tra hàng tồn kho và nếu thiếu hàng phải thông báo ngay với đơn vị đề xuất.
- Bước 3: Kế toán lập phiếu xuất kho dựa theo căn cứ thông tin trên đơn hàng và chuyển cho thu kho để xuất kho theo yêu cầu.
- Bước 4: Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho để soạn hàng. Phiếu này phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan.
- Bước: Thủ kho ghi lại thẻ kho, kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho. Sau đó hai bên sẽ phối hợp để hình thành một số liệu thống nhất và chính xác.
Sơ đồ quy trình xuất kho bán hàng
Quy trình xuất kho hàng hóa để phục vụ sản xuất?
Quy trình xuất kho hàng hóa này áp dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín, bao gồm các bước:
- Bước 1: Bộ phận phụ trách sản xuất trình giấy đề nghị xuất kho sản xuất đến ban lãnh đạo.
- Bước 2: Ban lãnh đạo xem xét đề nghị và phê duyệt.
- Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất hàng hóa và tiến hành lập phiếu xuất kho.
- Bước 4: Thủ kho nhận phiếu xuất tiến hành xuất các nguyên vật liệu như yêu cầu.
- Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các nguyên vật liệu, hàng hóa để thực hiện sản xuất.
- Bước 6: Thủ kho cùng kế toán cập nhật lại thông tin.
- Bước 6: Thành phẩm được hoàn thành sẽ chuyển về quy trình nhập kho thành phẩm.
Quy trình xuất chuyển kho lưu trữ, bảo quản?
Quy trình xuất kho lưu trữ áp dụng cho những doanh nghiệp có mong muốn chuyển sang kho khác để thuận tiện hơn trong việc bảo quản hàng hóa.
- Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất đến ban lãnh đạo và nêu rõ lý do, địa điểm chuyển hàng.
- Bước 2: Ban lãnh đạo xem xét để chấp thuận hoặc từ chối.
- Bước 3: Kết toán nhận thông tin, nếu được chấp thuận sẽ tiến hành in phiếu xuất kho.
- Bước 4: Tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa và chuyển kho hàng.
- Bước 5: Kế toán sẽ nhập lại thông tin trong hệ thống kho
Những rủi ro trong khi thực hiện quy trình xuất nhập kho
Quy trình xuất nhập kho các loại hàng hóa không thể tránh khỏi nhiều rủi ro. Vì thế đòi hỏi các doanh nghiệp phải lường trước và có những phương án để giảm thiểu tối đa những sai sót này.
Một vài rủi ro khi thực hiện quy trình xuất nhập kho bao gồm:
- Quy trình nhập kho: Thông tin đơn hàng trễ, không đúng theo mô tả, không đủ số lượng,…
- Quy trình xuất kho: Không khớp số liệu khi nhập kho và khi xuất kho, sai số về số lượng hàng khi xuất kho,…
- Quản lý kho và hàng tồn: Nhầm lẫn giữa hàng nhập, hàng xuất và hàng tồn,…
Những rủi ro trong quy trình xuất nhập kho hàng mà các doanh nghiệp có thể gặp phải
Trên đây là những thông tin chi tiết về quy trình xuất nhập kho mà nhiều doanh nghiệp tìm kiếm hiện nay. Mọi người có nhu cầu tham khảo, thiết kế kho hàng, liên hệ với Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé.
