Tiêu chuẩn 5S là một trong những phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp sắp xếp nhà kho một cách có tổ chức và gọn gàng, ngăn nắp hơn. Vậy tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì? Làm thế nào để ứng dụng tiêu chuẩn 5s và chúng có lợi ích cụ gì? Trong bài viết dưới đây Bonded Warehouse Vietnam sẽ nói cho bạn biết thông tin về tiêu chuẩn này.
Contents
5S trong quản lý kho là gì?
Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho có nguồn gốc bắt nguồn từ Nhật Bản – một đất nước đề cao tính kỷ luật. Tiêu chuẩn 5S là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc nhằm cải tiến năng suất, chất lượng công việc. Tiêu chuẩn này được áp dụng đầu tiên tại hãng Toyota và sau đó có rất nhiều công ty khác sử dụng nó, ngay cả ở Việt Nam cũng có nhiều công ty đang sử dụng tiêu chuẩn 5S.
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho nguồn gốc bắt nguồn từ Nhật Bản
5s được viết tắt bởi 5 từ gồm: Seiri (sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiketsu (săn sóc), Seiso (sạch sẽ), Shitsuke (sẵn sàng). Cụ thể ý nghĩa từng từ như sau:
- Seiri (sàng lọc): phân loại và di dời những thứ không cần thiết, có thể là bán hoặc tái sử dụng.
- Seiton (sắp xếp): sắp xếp các sản phẩm một cách khoa học, hợp lý với tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại.
- Seiso (sạch sẽ): vệ sinh không gian kho thường xuyên, đảm bảo sạch sẽ, ngăn nắp với các vật dụng được bảo dưỡng thường xuyên và sắp xếp gọn hàng không gây cản trở quá trình làm việc và ảnh hưởng đến sức khỏe nhân viên.
- Seiketsu (săn sóc): thường xuyên kiểm tra, duy trì thực hiện tiêu chuẩn 3s ở trên.
- Shitsuke (sẵn sàng): rèn luyện, tạo thói quen, nề nếp, tự giác trong việc áp dụng 5s nhằm duy trì môi trường làm việc thuận lợi.
Mục đích sử dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Mục tiêu của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là tìm ra những sự bất thường để phát hiện mọi vấn đề một cách rõ ràng hơn. Áp dụng quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn 5S giúp giảm thiểu sự xuất hiện của các vấn đề không mong muốn và tiết kiệm công sức đáng kể. Hơn nữa, việc quản lý kho hàng theo tiêu chuẩn 5S cải thiện hiệu suất của hệ thống quản lý, đồng thời tạo ra môi trường làm việc thuận lợi hơn. Đây thực sự là một trong những nền tảng quản lý tốt nhất cho các kho hàng hiện nay.
Ý nghĩa của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho
Mô hình 5S mang ý nghĩa quan trọng là thúc đẩy trách nhiệm cá nhân, tạo ra ý thức chủ động và tinh thần tự lập cho nhân viên bằng cách làm cho họ thực sự hài lòng với công việc của mình và muốn gắn bó lâu hơn với công việc của mình. Mặc dù ban đầu mô hình 5S ra đời và được phát triển mạnh ở Nhật Bản, nhưng sự lan tỏa của nó đã vượt ra ngoài biên giới và hiện nay, tại Việt Nam, cả doanh nghiệp trong nước lẫn các tổ chức hành chính đang ứng dụng tiêu chuẩn 5S để nâng cao hiệu quả và chất lượng quản lý của họ.
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho mang ý nghĩa liên quan trực tiếp tới trách nghiệm cá nhân ý thức trong công việc của nhân viên
Xem thêm: Mẫu nội quy kho lưu trữ mới nhất
Ứng dụng nguyên tắc 5s trong quản lý kho
Seiri – sàng lọc
Đây là yêu cầu đầu tiên của quy trình 5S trong quản lý kho. Mọi mặt hàng nhập vào kho cần được kiểm tra kỹ lưỡng và được phân loại một cách rõ ràng, sau đó đặt vào các khu vực phù hợp. Đồng thời, các thiết bị, máy móc, hàng hóa, và vật dụng không thực sự cần thiết cần được loại bỏ khỏi kho. Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho đòi hỏi sự kiểm tra kỹ lưỡng, và quyết đoán, có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển đến các bộ phận thích hợp.
Bạn đã từng nghe về “lối sống tối giản” của người Nhật chưa? Cách thực hiện Quy tắc 5S trong quản lý kho cũng là một ví dụ điển hình về tinh giản không gian kho, loại bỏ những hoạt động dư thừa của nhân viên, và chỉ giữ lại những thứ cần thiết trong quá trình sản xuất.
Tổ chức việc “sàng lọc” một cách cẩn thận từ đầu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các S còn lại. Quá trình sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ, với tần suất 1-3 tháng/lần, tùy thuộc vào kích thước và hoạt động cụ thể của kho.
Seiton – sắp xếp
Hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn 5S trong S thứ 2 làm rõ các tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra, dễ trả lại. Điều này đồng nghĩa với việc cần đặt mọi thứ vào vị trí chính xác của chúng. Các sản phẩm cần được sắp xếp theo nguyên tắc sao cho việc tiếp cận chúng có thể thực hiện nhanh chóng và thuận tiện nhất.
Ví dụ, sản phẩm nặng nên được đặt ở phía dưới, sản phẩm nhẹ nên được đặt ở phía trên. Các sản phẩm nhập trước hoặc có hạn sử dụng ngắn hơn nên được ưu tiên để ở phía ngoài để xuất ra trước.
Seiso – Sạch sẽ
Tiêu chuẩn 5S đặt nặng vào tiêu chí sạch sẽ, và điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý không gian kho. Trong môi trường như kho hàng, việc duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng là điều không thể thiếu để đảm bảo an toàn trong việc lưu trữ hàng hóa. Một kho hàng được giữ sạch sẽ không chỉ tạo ấn tượng tích cực với đối tác và khách hàng, mà còn giúp nâng cao hiệu suất hoạt động.
Để thực hiện tiêu chuẩn này, người quản lý kho cần thiết lập kế hoạch tổng dọn vệ sinh định kỳ cho cả kho hàng và khu vực xung quanh. Họ cũng cần đề ra các quy định về vệ sinh chung mà tất cả nhân viên phải tuân thủ. Đồng thời, việc duy trì vệ sinh và bảo dưỡng máy móc, dụng cụ, và thiết bị là cần thiết để gia tăng tuổi thọ và năng suất của chúng.
Kho hàng được giữ sạch sẽ tạo được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng
Seiketsu – Săn sóc
Giai đoạn săn sóc là giai đoạn quan trọng để duy trì thực hiện các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiso, Seiton) một cách liên tục trong doanh nghiệp. Đây là bước quan trọng tạo điều kiện cho sự phát triển và hoàn thiện của tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho.
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhất, đó là thiết lập các mục tiêu và yêu cầu cụ thể cho từng khu vực trong kho. Mục tiêu này có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của từng khu vực kho và hoạt động vận hành.
Khi triển khai giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch hành động chi tiết cho từng khu vực nhà kho và khu vực sản xuất để có khả năng thích ứng linh hoạt với mọi tình huống xảy ra.
Shitsuke – Sẵn sàng
Mỗi người quản lý doanh nghiệp cần hiểu rằng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho không phải là một biện pháp sử dụng một lần và kết thúc, mà phải được duy trì và thực hiện liên tục để đạt được lợi ích cuối cùng. Vì vậy, người quản lý cần xây dựng một đội ngũ nhân viên có thói quen tự giác, duy trì nề nếp và tác phong chuyên nghiệp liên tục.
Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho chỉ đạt hiệu quả thực sự khi có sự phối hợp nghiêm túc giữa người quản lý và đội ngũ nhân viên cấp dưới. Tất cả thành viên trong tổ chức đều đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra theo kế hoạch và đúng quy trình.
Xem thêm: 3 cách quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả nhất
Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho có lợi ích gì?
Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho trong thực tế đem lại những lợi ích rất tích cực cho doanh nghiệp. Sau đây là những lợi ích mà nó đem lại:
Quản lý chặt chẽ kho chứa hàng, tránh thất thoát hàng hóa
Bằng việc áp dụng giải pháp 5S, doanh nghiệp có thể tạo ra cách sắp xếp kho hàng hợp lý hơn và tạo ra không gian lưu trữ gọn gàng và sạch sẽ hơn. Điều này mang lại nhiều lợi ích cho quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Hệ thống kho hàng được tổ chức theo tiêu chuẩn 5S giúp tăng hiệu quả, đồng thời giúp dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm sản phẩm. Sự sắp xếp và tổ chức kho hàng theo tiêu chuẩn 5S cũng đảm bảo chất lượng và sự an toàn của hàng hóa trong kho. Đây cũng là yếu tố quan trọng để đánh giá tính chuyên nghiệp của một doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, quản lý kho theo 5S cũng giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, giảm chi phí lưu kho từ đó góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tăng năng suất hoạt động của nhân viên trong kho
Sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng theo tiêu chuẩn 5S giúp nhân viên kho không phải mất thời gian tìm kiếm hàng hóa, thay vào đó, họ có thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn, làm tăng năng suất làm việc.
Mặc dù việc thực hiện quy trình sàng lọc, sắp xếp và duy trì sự sạch sẽ và gọn gàng trong kho có thể đòi hỏi một chút thời gian ban đầu và công sức, nhưng khi đã làm quen với mô hình 5S, việc thực hiện trở nên dễ dàng hơn. Quan trọng hơn, lợi ích của việc duy trì một kho hàng sạch sẽ và an toàn là lớn hơn nhiều so với những chi phí và công sức ban đầu mà doanh nghiệp phải đầu tư vào quá trình này.
Sắp xếp hàng hóa một cách gọn gàng theo tiêu chuẩn 5S giúp tăng năng suất nhân viên
Nâng cao môi trường làm việc, cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp
Rõ ràng, việc thực hiện các hoạt động theo tiêu chuẩn 5S sẽ mang lại lợi ích đáng kể về việc quản lý kho và điều hành hàng tồn kho một cách hiệu quả. Sự thực hiện và duy trì hiệu quả của phương pháp 5S tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả cho nhân viên, đồng thời xây dựng một hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trong quá trình hợp tác với đối tác.
Cuối cùng, việc thực hiện tiêu chuẩn 5S một cách tốt tại khu vực kho sẽ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng. Mục tiêu cuối cùng là nâng cao khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường.
Tạo dựng thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Khi khách hàng thăm quan kho hàng của bạn, một kho hàng sạch sẽ, gọn gàng, và ngăn nắp sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy của doanh nghiệp, gửi đi thông điệp tích cực đến đối tác.
Sự tổ chức kho hàng theo cách khoa học, duy trì sự sạch sẽ và sắp xếp ngăn nắp luôn tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng khi họ đến với doanh nghiệp. Điều này giúp xây dựng một hình ảnh đáng tin cậy và nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường và so với các đối thủ cạnh tranh.
Hy vọng bài viết trên đây của Bonded Warehouse Vietnam đã giúp bạn hiểu rõ về tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho một cách đơn giản nhất. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào hay có nhu cầu sử dụng dịch vụ kho bãi hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất nhé!
