Trong quá trình quản lý nguồn lực và hoạt động sản xuất, việc quản lý tồn kho là một khía cạnh quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện một cách cẩn thận. Tồn kho không chỉ đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng để cung cấp cho khách hàng mà còn giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng hóa.
Trong số các yếu tố quản lý tồn kho, tồn kho an toàn là một khái niệm quan trọng, và bài viết này Bonded Warehouse Vietnam sẽ giải thích chi tiết về tồn kho an toàn, tại sao nó cần thiết, cách phân loại và cách tính tồn kho an toàn.
Contents
Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn, còn được gọi là “safety stock,” là một lượng hàng hóa tồn kho dư ra mà doanh nghiệp mua thêm vào sản phẩm dự trữ của mình để giảm thiểu tình trạng hết hàng hay những tiềm ẩn về thừa thiếu nguyên vật liệu. Nó đóng vai trò như một dự phòng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp có biến động bất ngờ như tăng cầu hoặc thiếu hụt nguồn cung cấp.
Tồn kho an toàn đóng vai trò dự phòng đảm bảo doanh nghiệp có đủ hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Tại sao doanh nghiệp cần tính toán mức tồn kho an toàn?
Trong sản xuất, kinh doanh không một doanh nghiệp nào muốn sản phẩm của mình rơi vào tình trạng thiếu hụt và không đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Bởi khi điều này xảy ra thì nguy cơ rất cao là khách hàng sẽ phải tìm mua hàng hóa ở những nơi khác.
Từ đó doanh nghiệp có thể mất đi nhiều chi phí cơ hội cũng như mất đi lượng khách hàng tiềm năng và kéo theo nhiều thiệt hại khác. Chính vì vậy việc xác định mức tồn kho an toàn sẽ đem lại các lợi ích cần thiết cho doanh nghiệp phát triển.
Hạn chế tình trạng thiếu hụt hàng hóa
Nhiều chủ doanh nghiệp rất chủ quan, họ thường chờ đến khi hàng hóa trong kho được tiêu thụ gần hết mới bắt đầu quyết định nhập kho. Tuy nhiên, đây là một việc làm không nên bởi nếu không có sự chuẩn bị trước với lượng tồn kho an toàn, thì hàng hóa sẽ không thể đáp ứng kịp cho nhu cầu phát sinh của khách hàng. Điều này sẽ trở nên tồi tệ hơn nếu sản phẩm đó là một mặt hàng bán chạy.
Ngoài ra, điều này không chỉ dẫn đến suy giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp. Vậy nên mọi doanh nghiệp đều phải chú ý đến vấn đề này trong quá trình sản xuất, quản lý kho bởi tồn kho an toàn sẽ giải quyết được tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
Xem thêm: 9 cách đẩy hàng tồn kho đơn giản, nhanh chóng
Tối ưu hóa không gian dự trữ tồn kho
Quản lý tồn kho an toàn cũng đóng góp vào việc tối ưu hóa không gian dự trữ tồn kho. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không cần phải lưu trữ một lượng lớn hàng hóa đôi khi là có những loại hàng không cần thiết trong kho để đảm bảo sẵn sàng đáp ứng nhu cầu.
Thay vì đặt hàng với số lượng lớn và lưu trữ nó ở trong kho, họ có thể duy trì một lượng nhỏ hơn và dự trữ các sản phẩm cần thiết trong tồn kho an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được không gian kho, sắp xếp kho và phân bổ các mặt hàng, nguyên vật liệu sản xuất một cách hợp lý.
Quản lý tồn kho an toàn giúp tối ưu hóa không gian dự trữ tồn kho
Giảm chi phí lưu kho và bảo quản
Ngoài việc tối ưu hóa không gian lưu trữ, tồn kho an toàn còn giúp giảm chi phí lưu kho và bảo quản. Khi lưu trữ một lượng lớn hàng hóa, doanh nghiệp phải trả tiền cho việc bảo quản, kiểm tra và bảo vệ hàng hóa khỏi hỏa hoạn, hỏng hóc hoặc mất mát. Tồn kho an toàn giúp cho doanh nghiệp giảm bớt lượng hàng hóa cần lưu trữ, từ đó giảm đi các chi phí liên quan đến lưu kho.
Hơn nữa, đảm bảo tồn kho an toàn cũng giúp đảm bảo rằng hàng hóa được quản lý và bảo quản một cách hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí và thiệt hại. Đặc biệt với các loại hàng hóa là thực phẩm có hạn sử dụng giới hạn thì việc lưu trữ tồn kho không được dự báo đúng nhu cầu khách hàng sẽ gây nên nhiều hạn chế.
Phân loại tồn kho an toàn
Để quản lý tồn kho an toàn một cách hiệu quả, chủ doanh nghiệp và quản lý kho cần phải hiểu rõ về các loại tồn kho an toàn và biết cách ứng dụng chúng để tối ưu hóa quá trình phân phối, kiểm soát và quản lý lưu lượng hàng hóa. Thường thì, tồn kho an toàn được phân chia thành hai dạng chính:
Phân loại theo chu kỳ – Tồn kho theo chu kỳ
Tồn kho an toàn tính theo chu kỳ là một loại tồn kho xuất hiện khi nhu cầu đặt hàng được chia nhỏ theo từng đợt thời gian. Tuy nhiên, để xác định mức tồn kho an toàn cho loại này, doanh nghiệp cần phải trải qua một chu kỳ đặt hàng cụ thể để thu thập thông tin và xác định khoảng thời gian chi tiết giữa các lần đặt hàng.
Với cách tính tồn kho theo chu kỳ, mỗi lần khách hàng đặt hàng ít nhưng số lượng đặt hàng sẽ lớn, tùy theo nhu cầu cụ thể từng giai đoạn.
Phân loại tồn kho an toàn – tồn kho theo chu kỳ
Phân loại theo mùa – Tồn kho theo mùa
Tồn kho an toàn theo mùa là một loại tồn kho được tính đến khi doanh nghiệp quyết định sản xuất và dự trữ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu thị trường trong tương lai, đặc biệt là trong các khoảng thời gian quan trọng như các chương trình khuyến mãi hoặc các dịp sự kiện quan trọng khác. Loại tồn kho này thường được áp dụng trước những sự kiện quan trọng để đáp ứng nhu cầu đột ngột tăng cao của khách hàng.
Xem thêm: Mẫu Bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày đơn giản
Công thức tính tồn kho an toàn cho doanh nghiệp
Xác định mức tồn kho an toàn đòi hỏi người quản lý phải tập trung theo dõi kỹ công việc kinh doanh của doanh nghiệp. Họ cần có khả năng dự đoán những biến động trong giá cả trên thị trường để từ đó điều chỉnh số lượng tồn kho một cách hợp lý. Thông thường, có nhiều cách tính mức tồn kho an toàn, tuy nhiên có một công thức cơ bản sau được sử dụng phổ biến nhất:
Mức tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x thời gian giao hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x thời gian giao hàng trung bình).
Bằng cách sử dụng công thức, doanh nghiệp có thể xác định số lượng hàng hóa cần được lưu trữ trong kho (tồn kho) hoặc số lượng hàng hóa cần phải được nhập thêm trong trường hợp sản phẩm gần như đã hết. Đây là cách để đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Mức nhu cầu đề cập đến số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp thường sản xuất và bán ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Trong khi đó, thời gian giao hàng trung bình là khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi nhà cung cấp có thể hoàn thành việc giao hàng cho doanh nghiệp.
Nắm được công thức tính tồn kho an toàn để quản lý tốt hơn
Sau đây là một ví dụ cho công thức này mà Bonded Warehouse Vietnam đưa ra để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách tính tồn kho an toàn:
Năm 2023, doanh nghiệp A sản xuất sữa có nhu cầu tiêu thụ là 2500 thùng/tháng, tuy nhiên năm đó doanh nghiệp này đã sử dụng 3000 thùng/tháng. Thời gian giao hàng trung bình của đơn vị cung cấp nguyên liệu cho doanh nghiệp A là 6 ngày nhưng thời gian giao hàng tối đa lại có thể lên tới 11 ngày. Thời gian làm việc của doanh nghiệp A là 30 ngày mỗi tháng. Dựa trên các dữ liệu đó, có thể tính mức tồn kho an toàn cho doanh nghiệp A như sau:
Nhu cầu tối đa mỗi ngày: 3000 : 30 = 100 thùng/ngày
Nhu cầu trung bình mỗi ngày 2500 : 30 = 84 thùng/ngày
=> Mức tồn kho an toàn = (100 x 10) – (84 x 6) = 496 thùng
Bài viết trên đây Bonded Warehouse Vietnam đã cung cấp cho bạn thông tin về tồn kho an toàn và cách tính mức tồn kho an toàn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp có ích cho bạn, nếu có bất kỳ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.
Bonded Warehouse VietNam
- Địa chỉ: Số 8 Lê Quang Đạo, Phú Đô, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Hotline: +84 98 145 88 99
- Email: [email protected]
- Website: https://bonded-warehouse-vietnam.com/
