Vận hành kho hàng sao cho hiệu quả, tránh được nhiều tổn thất, rủi ro là vấn đề mà tất cả doanh nghiệp đều quan tâm. Vậy thì biểu đồ Use Case quản lý kho hàng hiện đang là giải pháp được ưa chuộng sử dụng. Warehouse Việt Nam sẽ chia sẻ cho các bạn hiểu thêm về vấn đề này.
Contents
Sơ đồ Use Case quản lý kho hàng là gì?
Sơ đồ Use Case/ Use Case Diagram, hay còn được gọi với cái tên biểu đồ ca. Đây là loại biểu đồ thể hiện rõ mối quan hệ tương tác giữa khách hàng với doanh nghiệp, giữa người dùng và hệ thống. Trước đây, nó chỉ được sử dụng trong lập trình máy tính. Nhưng hiện tại, Use Case còn được ứng dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh, đặc biệt là quản lý kho hàng..
Khi dùng biểu đồ Use Case quản lý kho hàng, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được những thông tin về các sản phẩm, hàng hóa trong kho. Use Case sẽ mô tả rõ ràng quy trình xuất – nhập hàng hóa, quy trình vận chuyển, cùng nhiều hoạt động khác. Qua phương pháp này, doanh nghiệp sẽ hình dung được những tương tác của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ. Và từ đó doanh nghiệp hoặc các đơn vị cho thuê kho hàng sẽ xây dựng được những kế hoạch, cách thức quản lý, xử lý vấn đề một cách hiệu quả.
Sơ đồ Use Case quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng
Những thành phần chính trong biểu đồ Use Case quản lý bán hàng
Vậy trong biểu đồ Use Case quản lý kho hàng hay sơ đồ quản lý bán hàng bao gồm những yếu tố nào? Sau đây Warehouse sẽ liệt kê những thành phần chính phải có trong sơ đồ này.
Thành phần thứ nhất – Actor
Actor được hiểu là khách hàng hoặc đối tượng nào đó ở bên ngoài tác động, tương tác với hệ thống. Để xác định được Actor, cần chú ý những dữ kiện sau đây:
- Hệ thống có chức năng chủ yếu là gì và đối tượng sử dụng nó là ai?
- Đối tượng nào sẽ là người quản trị của hệ thống?
- Đối tượng nào sẽ là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động cài đặt, vận hành, quản lý và bảo trì hệ thống?
- Đối tượng nào được hệ thống hỗ trợ?
- Ai sẽ là người thực hiện các tác vụ thường ngày?
- Hệ thống độc lập hay hệ thống tương tác với các hệ thống khác?
- Đối tượng nào sẽ nhập dữ liệu đầu vào cho hệ thống lưu trữ?
- Những điều hệ thống mang lại có giá trị với đối tượng nào?
Như vậy, có thể khẳng định Actor là thành phần quan trọng nhất trong biểu đồ Use Case.
Xem thêm: Kho ngoại quan là gì? Đặc điểm và quy định
Sơ đồ Use Case quản lý kho hàng được nhiều doanh nghiệp sử dụng
Thành phần thứ hai – Use Case
Use Case là tên của chức năng mà Actor sử dụng trong hệ thống hoặc sự tương tác giữa khách hàng và hệ thống. Để xác định được các Use Case, cần trả lời được những câu hỏi sau:
- Những chức năng nào của hệ thống cần thiết cho Actor?
- Những hành động chính của Actor là gì?
- Actor có cần phải chỉnh sửa hay lưu trữ thông tin nào trong hệ thống không?
- Khi có những thay đổi bất ngờ, hệ thống có cần thông báo cho Actor không?
- Các chức năng mới trong hệ thống có thể đơn giản hóa công việc hàng ngày của Actor không?
- Các sự kiện nào khác có thể tạo ra Use Case quản lý kho hàng không?
- Những thông tin đầu vào/ra mà hệ thống cần là gì? Những thông tin đó có nguồn gốc từ đâu và sẽ truyền đi đâu?
- Hệ thống đang gặp phải những khó khăn hay thiếu hụt, sai sót gì?
Xem thêm: Danh sách các kho ngoại quan ở Việt Nam
Thành phần thứ ba – Communication Link
Communication Link được hiểu là đường thẳng biểu thị cho sự tương tác, mối quan hệ giữa giữa Actor và Use Case. Đây chính là cầu nối của Actor và Use Case.
Thành phần thứ tư – Boundary of System
Boundary of System được hiểu là phạm vi diễn ra những sự tương tác. Boundary of System có thể là một tính năng, một module hoặc là cả một hệ thống.
Thành phần thứ năm – Relationship
Relationship là các mối quan hệ trong Use Case. Chúng được phân chia thành 3 loại là: Include, Extend, Generalization
- Include: Về ý nghĩa, “include” có nghĩa là “bao gồm”. Đây được coi là mối quan hệ bắt buộc phải có giữa các Use Case. Một Use Case ngoài chức năng chính thì có thể chứa thêm chức năng của một Use Case quản lý kho hàng khác.
- Extend: Về ý nghĩa, “extend” là mở rộng. Nó được hiểu là mối quan hệ mở rộng giữa các Use Case với nhau. Mối quan hệ Extend không bắt buộc, có thể có hoặc không.
- Generalization: Đây là mối quan hệ cha con giữa các Use Case. Ngoài ra, nó cũng được dùng để thể hiện mối quan hệ giữa các Actor.
5 thành phần chính cần nắm chắc khi xây dựng sơ đồ Use Case
Xây dựng biểu đồ Use Case quản lý bán hàng
Quy trình xây dựng một sơ đồ Use Case quản lý kho hàng hoặc quản lý bán hàng diễn ra như thế nào? Để có được một sơ đồ hoàn chỉnh nhất, cần phải tập trung vào 3 giai đoạn: giai đoạn mô hình hóa, giai đoạn cấu trúc và giai đoạn review.
Giai đoạn 1 – giai đoạn mô hình hóa trong sơ đồ Use Case:
- Bước 1: Tạo lập ngữ cảnh cho hệ thống đích đến.
- Bước 2: Chỉ định, xác định các Actor của hệ thống.
- Bước 3: Chỉ định, xác định các Use Case quản lý kho hàng trong hệ thống.
- Bước 4: Làm rõ, vạch rõ các mối quan hệ giữa Actor và Use Case.
- Bước 5: Đánh giá các mối quan hệ đã được định nghĩa và tìm cách chi tiết hóa cụ thể.
Giai đoạn 2 – giai đoạn cấu trúc trong sơ đồ Use Case:
- Bước 6: Đánh giá các Use Case theo mối quan hệ Include.
- Bước 7: Đánh giá các Use Case theo mối quan hệ Extend (có thể có quan hệ này hoặc không).
- Bước 8: Đánh giá Use Case theo mối quan hệ Generalization.
- Giai đoạn 3 – giai đoạn review trong sơ đồ Use Case:
- Bước 9: Kiểm tra xem hệ thống đã phát triển đúng với định hướng ban đầu mà doanh nghiệp tạo ra hay chưa.
- Bước 10: Phê chuẩn hệ thống. Cần phải đảm bảo hệ thống sẽ phát triển theo những yêu cầu của khách hàng, người sử dụng.
Xem thêm: 3 cách quản lý kho hàng trong logistics hiệu quả nhất
Đặc biệt, khi thiết kế biểu đồ Use Case quản lý kho hàng, các doanh nghiệp cần chú ý những điều sau để đạt được hiệu quả như mong muốn:
- Lưu ý thứ nhất: Không nên đặt tên quá dài cho Use Case. Tên của các Use Case phải đảm bảo ngắn gọn, rõ ràng, miêu tả đúng, đủ nghĩa của thông tin.
- Lưu ý thứ hai: Tránh thiết kế quá nhiều Use Case. Việc này sẽ gây rối trong quá trình quản lý. Doanh nghiệp nên biết cách sắp xếp, phối hợp các Relationship để liên kết các Use Case. Tiếp tục sử dụng Boundary of System để giới hạn, phân nhóm các Use Case quản lý kho hàng có liên quan.
- Lưu ý thứ ba: Không cần thiết phải đi quá sâu và chi tiết vào các chức năng CRUD. Không nên lạm dụng CRUD để tránh tạo sự nhàm chán mà không đầy đủ thông tin.
- Lưu ý thứ 4: Sơ đồ Use Case cần có tính thẩm mỹ, bắt mắt. Khi thiết kế Use Case, cần đảm bảo được tính hợp lý, rõ ràng, mạch lạc. Bạn có thể sử dụng thêm màu sắc trong sơ đồ để thu hút người xem hơn. Ngoài ra, bạn cần tránh vẽ chồng chéo các mối quan hệ giữa các Use Case, giữa các Actor; bởi sẽ gây khó hiểu, khó nắm bắt thông tin quan trọng.
Xem thêm: 10 Mẫu xây nhà kho nhỏ đơn giản, giá rẻ
Trên đây là tổng quan về sơ đồ Use Case quản lý kho hàng. Warehouse Việt Nam hy vọng đã có thêm được nhiều thông tin bổ ích từ bài viết này!
Mọi người hãy tham khảo các dịch vụ – sản phẩm về liên quan tới kho hàng và liên hệ Warehouse để được tư vấn nhiệt tình nhé!
